Jak prowadzić zeszyt długów?
W zeszycie długów każdy zapis powinien mieć komplet pięciu informacji: datę, imię i nazwisko klienta wraz z telefonem, wzięty towar, kwotę i obiecany termin zapłaty. Gdy tych pięć pól jest wypełnionych, windykacja przyspiesza, a spory znikają. Papierowy zeszyt się gubi i nie pokazuje sumy; zeszyt cyfrowy podaje łączne należności na bieżąco.
Wypełniaj wszystkie pięć pól
Data: kiedy dano towar. Imię i telefon: aby móc wysłać przypomnienie — zapis bez telefonu to najczęściej zapis, którego nie da się wyegzekwować. Towar/opis: odpowiedź na pytanie „co on wziął”. Kwota i obiecany termin: punkt wyjścia do kontroli.
Jeśli chcesz zobaczyć wypełnione te pięć pól wiersz po wierszu, razem z saldem bieżącym, zajrzyj do przykładowej strony klienta na stronie przykład zeszytu długów.
Nawyki, które przyspieszają windykację
Krótkie przypomnienie na dzień przed terminem wyraźnie zwiększa odsetek spłat. Gdy termin minie, telefon w ciągu pierwszych trzech dni jest znacznie skuteczniejszy niż czekanie dwóch tygodni. Przyjmuj wpłaty częściowe i księguj każdą wpłatę od razu; klient, widząc, że jego dług maleje, płaci dalej.
Co robić po rozpoczęciu zaległości w którym dniu, co mówić i przykładowe wiadomości z przypomnieniem zebraliśmy krok po kroku w poradniku jak odzyskać dług od klienta.
Ustal limit
Ustal górną granicę dla każdego klienta i po jej osiągnięciu nie dawaj kolejnych długów na kredyt. Zeszyt bez limitów w kilka miesięcy zostawi twój kapitał obrotowy na mieście. Nowemu klientowi nie dawaj od razu wysokiej kwoty; zacznij od małej i zobacz, jakie ma nawyki płatnicze.
Jeśli sprzedajesz firmom, ta granica nazywa się limitem rachunku otwartego; jak ją ustalić i co robić po wyczerpaniu limitu, opisaliśmy z przykładem na stronie czym jest rachunek otwarty.
Przejście z papieru na cyfrę
Papierowy zeszyt ma trzy problemy: ginie, nie pokazuje sumy, nie przypomina o zaległościach. Przy przejściu nie musisz wpisywać starych długów po kolei — wystarczy jednorazowo wpisać je jako saldo otwarcia przy dodawaniu klienta. Jeśli chcesz zacząć od Excela, możesz pobrać darmowy szablon zeszytu długów.
Strona prawna
Zeszyt długów to prywatna ewidencja, w której śledzisz własne należności; nie zastępuje ksiąg urzędowych. Sprzedaż nadal musisz dokumentować paragonem lub fakturą. Przy wysokich kwotach weksel (senet) lub pisemne uznanie długu wzmacnia twoją pozycję w razie problemów z płatnością.
Najczęstsze pytania
Czy powinienem dawać na kredyt?
Dla sprzedawcy z sąsiedztwa sprzedaż na kredyt często oznacza lojalność klienta. Sposobem na zarządzanie ryzykiem nie jest odmowa, lecz ustalenie limitu, porządne prowadzenie zapisów i pilnowanie terminów.
Co mogę zrobić z klientem, który nie płaci długu?
Najpierw spróbuj pisemnego przypomnienia i propozycji wpłaty w ratach. Jeśli to nie przyniesie skutku, a kwota jest wysoka, potrzebne jest wsparcie prawne; dlatego ważne, by zapisy były szczegółowe.
Czy prowadzenie zeszytu w telefonie jest bezpieczne?
Zapis w chmurze jest bezpieczniejszy niż zgubiony papierowy zeszyt. Używaj na koncie silnego hasła.
To, co opisano, w aplikacji
