Πώς τηρείται το βιβλίο οφειλών;
Σε κάθε εγγραφή του βιβλίου οφειλών πρέπει να υπάρχουν πέντε στοιχεία χωρίς παραλείψεις: ημερομηνία, όνομα και τηλέφωνο του πελάτη, το προϊόν που πήρε, το ποσό και η ημερομηνία πληρωμής που υποσχέθηκε. Όταν συμπληρωθούν αυτά τα πέντε, η είσπραξη επιταχύνεται και οι διαφωνίες τελειώνουν. Το χάρτινο τετράδιο χάνεται και δεν δείχνει σύνολο· το ψηφιακό βιβλίο σας δίνει άμεσα τις συνολικές απαιτήσεις.
Συμπληρώστε και τα πέντε πεδία
Ημερομηνία: πότε δόθηκε. Όνομα και τηλέφωνο: για να μπορείτε να κάνετε υπενθύμιση — μια εγγραφή χωρίς τηλέφωνο είναι συνήθως εγγραφή που δεν εισπράττεται. Προϊόν/περιγραφή: η απάντηση στο «τι είχε πάρει». Ποσό και ημερομηνία που υποσχέθηκε: το σημείο εκκίνησης της παρακολούθησης.
Αν θέλετε να δείτε γραμμή προς γραμμή μια συμπληρωμένη εγγραφή αυτών των πέντε πεδίων, μαζί με το κινούμενο υπόλοιπο, κοιτάξτε τη σελίδα του πελάτη-παράδειγμα στο παράδειγμα βιβλίου οφειλών.
Συνήθειες που επιταχύνουν την είσπραξη
Μια σύντομη υπενθύμιση μία ημέρα πριν από την ημερομηνία λήξης αυξάνει αισθητά το ποσοστό είσπραξης. Όταν περάσει η ημέρα πληρωμής, το τηλεφώνημα μέσα στις τρεις πρώτες ημέρες είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από το να περιμένετε δύο εβδομάδες. Δεχτείτε μερικές πληρωμές και καταχωρίστε κάθε πληρωμή αμέσως· όσο ο πελάτης βλέπει την οφειλή του να μειώνεται, συνεχίζει να πληρώνει.
Τι να κάνετε ποια ημέρα αφού ξεκινήσει η καθυστέρηση, τι να πείτε και δείγματα μηνυμάτων υπενθύμισης τα έχουμε συγκεντρώσει βήμα βήμα στον οδηγό πώς εισπράττονται οι οφειλές πελατών.
Βάλτε όριο
Ορίστε ένα ανώτατο όριο για κάθε πελάτη και μη δίνετε νέα πίστωση όταν γεμίσει. Ένα βιβλίο χωρίς όριο, μέσα σε λίγους μήνες, αφήνει το κεφάλαιο κίνησής σας «στον δρόμο». Μη δίνετε υψηλό ποσό σε νέο πελάτη από την πρώτη φορά· ξεκινήστε με μικρό ποσό και δείτε τη συνέπειά του στις πληρωμές.
Αν πουλάτε σε επιχειρήσεις, αυτό το όριο λέγεται όριο ανοιχτού λογαριασμού· πώς καθορίζεται και τι κάνετε όταν γεμίσει το εξηγούμε με παράδειγμα στη σελίδα τι είναι ο ανοιχτός λογαριασμός.
Από το χαρτί στο ψηφιακό
Το χάρτινο τετράδιο έχει τρία προβλήματα: χάνεται, δεν δείχνει σύνολο, δεν υπενθυμίζει την καθυστέρηση. Κατά τη μετάβαση δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε μία προς μία τις παλιές οφειλές — αρκεί να τις γράψετε μία φορά ως υπόλοιπο έναρξης όταν προσθέτετε τον πελάτη. Αν θέλετε να ξεκινήσετε με Excel, μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν πρότυπο βιβλίου οφειλών.
Η νομική πλευρά
Το βιβλίο οφειλών είναι ένα ιδιωτικό αρχείο όπου παρακολουθείτε τις δικές σας απαιτήσεις· δεν υποκαθιστά τα επίσημα βιβλία. Τις πωλήσεις σας πρέπει και πάλι να τις τεκμηριώνετε με απόδειξη ή τιμολόγιο. Στα μεγάλα ποσά, το να λάβετε γραμμάτιο ή γραπτό έγγραφο αναγνώρισης χρέους σας δίνει πλεονέκτημα αν προκύψει πρόβλημα στην είσπραξη.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να δίνω επί πιστώσει;
Για τους μικρομαγαζάτορες της γειτονιάς η πώληση επί πιστώσει σημαίνει συχνά πελατειακή πίστη. Ο τρόπος να διαχειριστείτε το ρίσκο δεν είναι να μη δίνετε· είναι να βάζετε όριο, να τηρείτε σωστά το αρχείο και να παρακολουθείτε τη λήξη.
Τι μπορώ να κάνω για έναν πελάτη που δεν πληρώνει;
Δοκιμάστε πρώτα γραπτή υπενθύμιση και πρόταση μερικής πληρωμής. Αν δεν έχετε αποτέλεσμα και το ποσό είναι υψηλό, χρειάζεται νομική υποστήριξη· γι' αυτό είναι σημαντικό οι εγγραφές να είναι αναλυτικές.
Είναι ασφαλές να κρατάω το βιβλίο στο κινητό;
Μια εγγραφή που κρατιέται στο cloud είναι ασφαλέστερη από ένα χάρτινο τετράδιο που χάνεται. Χρησιμοποιήστε ισχυρό κωδικό στον λογαριασμό σας.
Όσα περιγράφονται, μέσα στην εφαρμογή
