Wie führt man ein Anschreibebuch?
Bei jedem Eintrag im Anschreibebuch müssen fünf Angaben vollständig sein: Datum, Name und Telefonnummer des Kunden, mitgenommene Ware, Betrag und zugesagtes Zahlungsdatum. Sind diese fünf ausgefüllt, geht der Einzug schneller und Streit entfällt. Ein Papierbuch geht verloren und zeigt keine Summe; ein digitales Buch liefert Ihre Gesamtforderungen live.
Füllen Sie alle fünf Felder vollständig aus
Datum: wann es gegeben wurde. Name und Telefon: damit Sie erinnern können — ein Eintrag ohne Telefonnummer ist oft ein Eintrag, der sich nicht einziehen lässt. Ware/Beschreibung: die Antwort auf „Was hatte er mitgenommen?“. Betrag und zugesagtes Datum: der Ausgangspunkt der Verfolgung.
Wenn Sie diese fünf Felder ausgefüllt und mit laufendem Saldo Zeile für Zeile sehen möchten, werfen Sie einen Blick auf die Kundenseite im Beispiel für ein Anschreibebuch.
Gewohnheiten, die den Einzug beschleunigen
Eine kurze Erinnerung am Tag vor der Fälligkeit erhöht die Einzugsquote spürbar. Wenn der Zahlungstag verstrichen ist, ist ein Anruf in den ersten drei Tagen viel wirksamer, als zwei Wochen zu warten. Akzeptieren Sie Teilzahlungen und buchen Sie jede Zahlung sofort; solange der Kunde sieht, dass seine Schuld sinkt, zahlt er weiter.
Was Sie nach Beginn des Verzugs an welchem Tag tun, was Sie sagen sollten und Beispielnachrichten für Erinnerungen haben wir im Ratgeber Wie werden angeschriebene Beträge eingezogen Schritt für Schritt zusammengestellt.
Setzen Sie ein Limit
Legen Sie für jeden Kunden eine Obergrenze fest und schreiben Sie nichts mehr an, wenn sie erreicht ist. Ein Buch ohne Limit lässt Ihr Betriebskapital innerhalb weniger Monate draußen stehen. Räumen Sie einem neuen Kunden nicht gleich zu Beginn einen hohen Betrag ein; beginnen Sie mit einem kleinen Betrag und beobachten Sie sein Zahlungsverhalten.
Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, heißt diese Grenze Limit für den Kauf auf Rechnung; wie man es festlegt und was bei Erreichen des Limits zu tun ist, haben wir auf der Seite Was ist Kauf auf Rechnung mit einem Beispiel erklärt.
Vom Papier zum Digitalen
Das Papierbuch hat drei Probleme: Es geht verloren, zeigt keine Summe und erinnert nicht an Verzug. Beim Umstieg müssen Sie alte Schulden nicht einzeln erfassen — es genügt, sie beim Anlegen des Kunden einmalig als Eröffnungssaldo einzutragen. Wenn Sie mit Excel beginnen möchten, können Sie die kostenlose Vorlage für das Anschreibebuch herunterladen.
Die rechtliche Seite
Das Anschreibebuch ist ein interner Vermerk, mit dem Sie Ihre eigenen Forderungen verfolgen; es ersetzt kein amtliches Geschäftsbuch. Ihre Verkäufe müssen Sie weiterhin mit Beleg oder Rechnung dokumentieren. Bei hohen Beträgen stärkt ein Schuldschein oder ein schriftliches Schuldanerkenntnis Ihre Position, wenn es Probleme beim Einzug gibt.
Häufig gestellte Fragen
Sollte ich anschreiben lassen?
Für Händler im Viertel bedeutet Anschreiben oft Kundentreue. Das Risiko steuern Sie nicht, indem Sie es verweigern, sondern indem Sie ein Limit setzen, die Einträge ordentlich führen und die Fälligkeit verfolgen.
Was kann ich tun, wenn ein Kunde seine Schuld nicht bezahlt?
Versuchen Sie es zuerst mit einer schriftlichen Erinnerung und einem Angebot zur Teilzahlung. Führt das nicht zum Erfolg und ist der Betrag hoch, wird rechtliche Unterstützung nötig; deshalb sind detaillierte Einträge wichtig.
Ist es sicher, das Buch auf dem Smartphone zu führen?
Ein in der Cloud gespeicherter Eintrag ist sicherer als ein Papierbuch, das verloren geht. Verwenden Sie für Ihr Konto ein starkes Passwort.
Das Beschriebene in der App
