Hoe houd je een kredietboek bij?
In een kredietboek moeten bij elke registratie vijf gegevens compleet zijn: datum, naam en telefoonnummer van de klant, gekochte producten, bedrag en de beloofde betaaldatum. Als deze vijf zijn ingevuld, gaat de inning sneller en verdwijnen geschillen. Een papieren schrift raakt kwijt en toont geen totaal; een digitaal boek geeft je totale vordering direct.
Vul de vijf velden volledig in
Datum: wanneer het krediet is gegeven. Naam en telefoonnummer: om een herinnering te kunnen sturen — een registratie zonder telefoonnummer is vaak een registratie die niet wordt geïncasseerd. Product/omschrijving: het antwoord op de vraag “wat had hij gekocht?”. Bedrag en beloofde datum: het startpunt van de opvolging.
Wil je deze vijf velden ingevuld zien, regel voor regel en met doorlopend saldo, bekijk dan de voorbeeldklantpagina op de pagina voorbeeld van een kredietboek.
Gewoonten die de inning versnellen
Een korte herinnering een dag vóór de vervaldatum verhoogt het aandeel betalende klanten merkbaar. Als de betaaldag verstreken is, is bellen binnen de eerste drie dagen veel effectiever dan twee weken wachten. Accepteer deelbetalingen en verwerk elke betaling direct; zolang de klant ziet dat zijn schuld kleiner wordt, blijft hij betalen.
Wat je op welke dag doet nadat de achterstand is begonnen, wat je zegt en voorbeeldberichten voor herinneringen hebben we stap voor stap verzameld in de gids hoe incasseer je klantenkrediet.
Stel een limiet in
Bepaal voor elke klant een bovengrens en geef geen nieuw krediet meer als die bereikt is. Een boek zonder limiet laat binnen een paar maanden je bedrijfskapitaal op straat staan. Geef een nieuwe klant niet meteen een hoog bedrag; begin met een klein bedrag en zie hoe hij betaalt.
Als je aan bedrijven verkoopt, heet deze grens de limiet voor verkoop op rekening; hoe je die bepaalt en wat je doet als de limiet bereikt is, legden we met een voorbeeld uit op de pagina wat is verkoop op rekening.
Van papier naar digitaal
Een papieren schrift heeft drie problemen: het raakt kwijt, toont geen totaal en herinnert je niet aan achterstanden. Bij de overstap hoef je oude schulden niet stuk voor stuk in te voeren — het volstaat om ze bij het toevoegen van de klant eenmalig als openingssaldo in te vullen. Wil je met Excel beginnen, dan kun je de gratis sjabloon voor het kredietboek downloaden.
De juridische kant
Een kredietboek is een eigen administratie van je vorderingen; het vervangt geen officiële boekhouding. Je moet je verkopen nog steeds met een bon of factuur documenteren. Bij hoge bedragen versterkt een promesse (senet) of een schriftelijke schuldbekentenis je positie bij een incassoprobleem.
Veelgestelde vragen
Moet ik krediet geven?
Voor een buurtwinkelier betekent krediet vaak klantenbinding. Je beheerst het risico niet door geen krediet te geven, maar door een limiet te stellen, de registratie netjes bij te houden en de vervaldatum te bewaken.
Wat kan ik doen bij een klant die zijn schuld niet betaalt?
Probeer eerst een schriftelijke herinnering en een voorstel voor een deelbetaling. Helpt dat niet en is het bedrag hoog, dan is juridische ondersteuning nodig; daarom zijn gedetailleerde registraties belangrijk.
Is het veilig om het boek op de telefoon bij te houden?
Gegevens in de cloud zijn veiliger dan een papieren schrift dat zoekraakt. Gebruik een sterk wachtwoord voor je account.
Wat hier staat, zie je in de app
