Come si tiene il registro dei crediti?
Nel registro dei crediti ogni registrazione deve avere cinque informazioni complete: data, nome e telefono del cliente, prodotto acquistato, importo e data di pagamento promessa. Quando questi cinque campi sono compilati, l'incasso è più rapido e le controversie finiscono. Il quaderno di carta si perde e non mostra i totali; il registro digitale ti dà il totale dei crediti in tempo reale.
Compila tutti e cinque i campi
Data: quando è stato concesso. Nome e telefono: per poter inviare un promemoria; una registrazione senza telefono è quasi sempre una registrazione che non si incassa. Prodotto/descrizione: la risposta alla domanda “cosa aveva preso”. Importo e data promessa: il punto di partenza del controllo.
Se vuoi vedere riga per riga questi cinque campi compilati, con il saldo progressivo, guarda la scheda cliente di esempio nella pagina esempio di registro dei crediti.
Abitudini che accelerano l'incasso
Un breve promemoria il giorno prima della scadenza aumenta sensibilmente il tasso di incasso. Quando la data di pagamento è passata, chiamare entro i primi tre giorni è molto più efficace che aspettare due settimane. Accetta gli acconti e registra ogni pagamento subito; vedendo che il debito diminuisce, il cliente continua a pagare.
Cosa fare e cosa dire in quali giorni dopo l'inizio del ritardo, con messaggi di promemoria di esempio, lo abbiamo raccolto passo dopo passo nella guida come incassare i crediti.
Fissa un limite
Stabilisci un tetto massimo per ogni cliente e, quando è raggiunto, non concedere altro credito. Un registro senza limiti nel giro di pochi mesi lascia il tuo capitale circolante in sospeso. Non concedere importi alti a un nuovo cliente la prima volta; parti con cifre piccole e osserva le sue abitudini di pagamento.
Se vendi alle imprese, questo tetto si chiama limite del conto aperto; come stabilirlo e cosa fare quando viene raggiunto lo spieghiamo con un esempio nella pagina cos'è il conto aperto.
Dalla carta al digitale
Il quaderno di carta ha tre problemi: si perde, non mostra i totali, non ricorda i ritardi. Nel passaggio non devi inserire i vecchi debiti uno per uno: basta scriverli una sola volta come saldo iniziale quando aggiungi il cliente. Se preferisci iniziare con Excel, puoi scaricare il modello gratuito di registro dei crediti.
L'aspetto legale
Il registro dei crediti è un'annotazione privata con cui segui i tuoi crediti; non sostituisce i libri contabili ufficiali. Le vendite vanno comunque documentate con scontrino o fattura. Per importi elevati, ottenere una cambiale o un riconoscimento di debito scritto rafforza la tua posizione in caso di problemi di incasso.
Domande frequenti
Devo vendere a credito?
Per il negozio di quartiere, vendere a credito spesso significa fidelizzare i clienti. Il modo per gestire il rischio non è smettere di concederlo, ma fissare un limite, tenere le registrazioni in ordine e seguire le scadenze.
Cosa posso fare con un cliente che non paga?
Prova prima con un promemoria scritto e una proposta di pagamento a rate. Se non ottieni risultati e l'importo è alto, serve un supporto legale; per questo è importante che le registrazioni siano dettagliate.
È sicuro tenere il registro sul telefono?
Un registro conservato nel cloud è più sicuro di un quaderno di carta che si perde. Usa una password robusta per il tuo account.
Quanto descritto, nell'app
