¿Cómo llevar un libro de fiados?
En el libro de fiados cada registro debe tener completos cinco datos: la fecha, el nombre y el teléfono del cliente, el producto llevado, el importe y la fecha de pago prometida. Con estos cinco completos, el cobro se acelera y se acaban los desacuerdos. El cuaderno de papel se pierde y no da el total; el libro digital te da al instante tu total por cobrar.
Completa los cinco campos sin dejar ninguno
Fecha: cuándo se fió. Nombre y teléfono: para poder hacer el recordatorio; un registro sin teléfono suele ser un registro que no se cobra. Producto/descripción: la respuesta a «qué se llevó». Importe y fecha prometida: el punto de partida del seguimiento.
Si quieres ver estos cinco campos ya completos, con su saldo acumulado, fila por fila, mira la página de cliente de ejemplo en ejemplo de libro de fiados.
Hábitos que aceleran el cobro
Un recordatorio breve el día antes del vencimiento aumenta claramente la tasa de cobro. Cuando pasa el día de pago, llamar en los primeros tres días es mucho más eficaz que esperar dos semanas. Acepta pagos parciales y anota cada pago al momento; el cliente sigue pagando mientras ve que su deuda disminuye.
Qué hacer cada día una vez empezado el retraso, qué decir y mensajes de recordatorio de ejemplo los hemos reunido paso a paso en la guía cómo se cobra un fiado.
Pon un límite
Fija un tope para cada cliente y, cuando se llene, no fíes más. Un libro sin límite deja el capital de trabajo de tu negocio en la calle en pocos meses. No des un importe alto a un cliente nuevo de entrada; empieza con un importe pequeño y observa sus hábitos de pago.
Si vendes a empresas, este tope se llama límite de cuenta abierta; cómo fijarlo y qué hacer cuando se llena lo explicamos con un ejemplo en la página qué es la cuenta abierta.
Del papel a lo digital
El cuaderno de papel tiene tres problemas: se pierde, no da el total y no avisa de los retrasos. Al pasarte no hace falta introducir las deudas antiguas una por una: basta con anotarlas una sola vez como saldo inicial al añadir al cliente. Si prefieres empezar con Excel, puedes descargar la plantilla gratuita de libro de fiados.
El aspecto legal
El libro de fiados es un registro privado donde llevas tus propios créditos; no sustituye a los libros oficiales. Debes seguir documentando tus ventas con recibo o factura. En importes altos, conseguir un pagaré o un reconocimiento de deuda por escrito te fortalece ante un problema de cobro.
Preguntas frecuentes
¿Debo fiar?
Para el comercio de barrio, fiar suele significar fidelidad del cliente. La forma de gestionar el riesgo no es no fiar; es poner un límite, llevar bien el registro y seguir los vencimientos.
¿Qué puedo hacer con un cliente que no paga su deuda?
Primero prueba con un recordatorio por escrito y una propuesta de pago parcial. Si no hay resultado y el importe es alto, hace falta asesoría jurídica; por eso es importante que los registros sean detallados.
¿Es seguro llevar el libro en el móvil?
Un registro guardado en la nube es más seguro que un cuaderno de papel que se pierde. Usa una contraseña segura en tu cuenta.
Lo explicado, en la aplicación
