Comment tenir un carnet de crédit ?
Dans un carnet de crédit, cinq informations doivent figurer sans exception pour chaque enregistrement : la date, le nom et le téléphone du client, le produit pris, le montant et la date de paiement promise. Quand ces cinq champs sont remplis, l'encaissement s'accélère et les litiges disparaissent. Un carnet papier se perd et n'affiche pas de total ; le carnet numérique vous donne le total de vos créances en temps réel.
Remplissez les cinq champs sans exception
Date : quand le crédit a été accordé. Nom et téléphone : pour pouvoir relancer — un enregistrement sans téléphone est souvent un enregistrement impossible à recouvrer. Produit/description : la réponse à la question « qu'est-ce qu'il avait pris ? ». Montant et date promise : le point de départ du suivi.
Si vous voulez voir ces cinq champs remplis, avec leur solde courant, ligne par ligne, consultez la fiche client d'exemple de la page exemple de carnet de crédit.
Les habitudes qui accélèrent l'encaissement
Un court rappel la veille de l'échéance augmente nettement le taux d'encaissement. Une fois la date de paiement passée, appeler dans les trois premiers jours est beaucoup plus efficace que d'attendre deux semaines. Acceptez les paiements partiels et enregistrez chaque paiement immédiatement ; le client continue de payer à mesure qu'il voit sa dette diminuer.
Ce qu'il faut faire chaque jour une fois le retard commencé, ce qu'il faut dire et des exemples de messages de rappel, nous les avons rassemblés pas à pas dans le guide comment recouvrer un crédit client.
Fixez une limite
Définissez un plafond pour chaque client et n'accordez pas de nouveau crédit une fois qu'il est atteint. Un carnet sans limite finit, en quelques mois, par laisser votre fonds de roulement dehors. N'accordez pas un montant élevé à un nouveau client dès la première fois ; commencez par un petit montant et observez ses habitudes de paiement.
Si vous vendez à des entreprises, ce plafond s'appelle la limite de compte ouvert ; comment la fixer et que faire une fois la limite atteinte est expliqué avec un exemple dans la page qu'est-ce qu'un compte ouvert.
Du papier au numérique
Le carnet papier a trois défauts : il se perd, il n'affiche pas de total, il ne rappelle pas les retards. En passant au numérique, inutile de saisir un à un les anciennes dettes — il suffit de les inscrire une seule fois comme solde d'ouverture en ajoutant le client. Si vous préférez commencer avec Excel, vous pouvez télécharger le modèle gratuit de carnet de crédit.
L'aspect juridique
Le carnet de crédit est un registre particulier où vous suivez vos propres créances ; il ne remplace pas un registre officiel. Vous devez toujours justifier vos ventes par un ticket de caisse ou une facture. Pour les montants élevés, obtenir un billet à ordre (senet) ou une reconnaissance de dette écrite renforce votre position en cas de problème d'encaissement.
Questions fréquentes
Dois-je accorder du crédit ?
Pour un commerçant de quartier, le crédit signifie souvent la fidélité du client. La façon de gérer le risque n'est pas de refuser, mais de fixer une limite, de bien tenir l'enregistrement et de suivre l'échéance.
Que puis-je faire face à un client qui ne paie pas ?
Essayez d'abord une relance écrite et une proposition de paiement partiel. Si cela n'aboutit pas et que le montant est élevé, un appui juridique est nécessaire ; c'est pourquoi il est important que les enregistrements soient détaillés.
Est-il sûr de tenir le carnet sur un téléphone ?
Un enregistrement conservé dans le cloud est plus sûr qu'un carnet papier qui se perd. Utilisez un mot de passe solide pour votre compte.
Ce qui est décrit, dans l'application
