Εφαρμογή παρακολούθησης οφειλών: πώς παρακολουθείτε τις οφειλές των πελατών σας;
Η εφαρμογή παρακολούθησης οφειλών είναι λογισμικό που καταγράφει ανά άτομο τις πωλήσεις επί πιστώσει προς τους πελάτες, τις πληρωμές που εισπράττονται και το υπόλοιπο, εμφανίζει σε ξεχωριστή λίστα τις οφειλές που έχουν λήξει και υπολογίζει άμεσα τις συνολικές απαιτήσεις. Από το χάρτινο τετράδιο διαφέρει στο ότι βρίσκει μόνο του το σύνολο και την καθυστέρηση, και από το Excel στο ότι ανοίγει ανά πάσα στιγμή από το κινητό και προβάλλει μπροστά τον καθυστερημένο λογαριασμό χωρίς να χρειάζεται να τον αναζητήσετε εσείς.
Τελευταία ενημέρωση: 28 Σεπτεμβρίου 2026
Ποια είναι η πραγματική ερώτηση στην παρακολούθηση οφειλών;
Ο μικρομαγαζάτορας περιμένει τέσσερις απαντήσεις από την παρακολούθηση οφειλών: ποιος οφείλει πόσα, ποιανού η λήξη έχει περάσει, πόσα χρήματα έχω συνολικά «στον δρόμο» και πόσα οφείλω στον προμηθευτή. Όποιο εργαλείο κι αν επιλέξετε, δείτε σε πόσα δευτερόλεπτα απαντά σε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις. Το χάρτινο τετράδιο απαντά στην πρώτη γυρίζοντας σελίδες και στις άλλες τρεις μόνο με χειροκίνητο υπολογισμό.
Τετράδιο, Excel ή εφαρμογή;
Και τα τρία κάνουν την ίδια δουλειά· η διαφορά φαίνεται όσο μεγαλώνει ο αριθμός των πελατών και όταν έρχεται το τέλος του μήνα.
| Θέμα | Χάρτινο τετράδιο | Excel | Εφαρμογή παρακολούθησης οφειλών |
|---|---|---|---|
| Έναρξη | Άμεσα | Πρέπει να φτιάξετε πρότυπο | Ανοίγετε λογαριασμό και προσθέτετε πελάτες |
| Υπόλοιπο πελάτη | Υπολογίζεται με το χέρι | Με τύπο | Αυτόματα σε κάθε εγγραφή |
| Συνολικές απαιτήσεις | Αθροίζονται με το χέρι | Με τύπο | Εμφανίζονται άμεσα |
| Όσες έχουν λήξει | Τις θυμάστε | Τις σαρώνετε και τις φιλτράρετε εσείς | Σε ξεχωριστή λίστα, στην κορυφή |
| Πρόσβαση από το κινητό | Κουβαλάτε το τετράδιο | Κοπιαστική | Ο ίδιος λογαριασμός από κάθε συσκευή |
| Κίνδυνος απώλειας | Χάνεται μαζί με το τετράδιο | Χάνεται αν το αρχείο είναι μόνο σε μία συσκευή | Τα δεδομένα στο cloud |
| Υπενθύμιση στον πελάτη | Ανοίγετε χωριστά το τηλέφωνο | Αντιγράφετε τον αριθμό | WhatsApp από την κάρτα του πελάτη |
Αν δουλεύετε με λίγους πελάτες και κάθεστε στον υπολογιστή, το Excel κάνει τη δουλειά· μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρότυπο Excel για βιβλίο οφειλών με έτοιμες στήλες και τύπους. Αν δουλεύετε πίσω από τον πάγκο, με το κινητό και με λίγες εγγραφές κάθε μέρα, η εφαρμογή εξοικονομεί χρόνο.
6 χαρακτηριστικά που πρέπει να ψάχνετε σε μια εφαρμογή παρακολούθησης οφειλών
Όποιο πρόγραμμα κι αν επιλέξετε, πριν αρχίσετε τη δοκιμή ελέγξτε τα παρακάτω έξι σημεία. Αν λείπει ένα, μετά από μερικές εβδομάδες θα επιστρέψετε στο τετράδιο.
- Κινούμενο υπόλοιπο ανά πελάτη
Κάθε φορά που καταχωρίζεται μια πώληση επί πιστώσει και μια πληρωμή, η υπολειπόμενη οφειλή του πελάτη πρέπει να ενημερώνεται αυτόματα. Ένα εργαλείο όπου το υπόλοιπο το υπολογίζετε εσείς δεν διαφέρει από το τετράδιο.
- Καταγραφή μερικής πληρωμής
Όταν ο πελάτης φέρνει ένα μέρος της οφειλής, η πληρωμή πρέπει να καταχωρίζεται ως ξεχωριστή γραμμή· μετρητά, έμβασμα και κάρτα πρέπει να φαίνονται ξεχωριστά, ώστε στο τέλος του μήνα να συμφωνούν το ταμείο και η τράπεζα.
- Λίστα λήξεων και καθυστερήσεων
Πρέπει να μπορείτε να γράψετε την ημερομηνία πληρωμής που υποσχέθηκε ο πελάτης και οι λογαριασμοί που έχουν λήξει να συγκεντρώνονται σε ξεχωριστή λίστα. Η απάντηση στο «ποιον θα πάρω τηλέφωνο σήμερα» πρέπει να είναι έτοιμη κάθε πρωί.
- Διαχωρισμός οφειλών και απαιτήσεων
Οι απαιτήσεις σας από πελάτες και οι οφειλές σας προς τον προμηθευτή δεν πρέπει να μπερδεύονται· την καθαρή σας θέση πρέπει να τη βλέπετε σε μία αναφορά.
- Κατάσταση κινήσεων πελάτη (ekstre)
Όλες οι κινήσεις ενός πελάτη πρέπει να ανοίγουν σε μία οθόνη με χρονολογική σειρά. Με αυτή την κατάσταση η συζήτηση «εγώ δεν πήρα τόσα» κλείνει γρήγορα.
- Τα δεδομένα να μην εξαρτώνται από τη συσκευή
Όταν το κινητό χαθεί ή αλλάξει, οι απαιτήσεις σας δεν πρέπει να χαθούν. Επιλέξτε ένα εργαλείο που κρατά τα δεδομένα στο cloud και συνδέεστε στον ίδιο λογαριασμό από κάθε συσκευή.
Παρακολούθηση οφειλών βήμα βήμα με το Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές
Το Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές καλύπτει τα παραπάνω έξι σημεία με την καθημερινή γλώσσα του μικρομαγαζάτορα: στις οθόνες γράφει «καταχώριση επί πιστώσει», «είσπραξη», «προσθήκη οφειλής» και δεν χρειάζεται να γνωρίζετε λογιστικούς όρους.
1. Προσθέστε τους πελάτες σας. Αρκούν το όνομα και το τηλέφωνο. Γράψτε μία φορά τη σημερινή οφειλή του πελάτη ως υπόλοιπο έναρξης· δεν χρειάζεται να μεταφέρετε το παλιό τετράδιο γραμμή προς γραμμή.
2. Καταχωρίστε την πώληση επί πιστώσει με ημερομηνία λήξης. Πελάτης, ποσό, τι αγόρασε και η ημερομηνία πληρωμής που υποσχέθηκε. Το υπόλοιπο φαίνεται μαζί με την εγγραφή.
3. Καταχωρίστε την πληρωμή την ημέρα που έρχεται. Ακόμη κι αν είναι μερική πληρωμή, εισαγάγετέ την ως είσπραξη και επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής· η υπολειπόμενη οφειλή μειώνεται αυτόματα.
4. Κάθε πρωί κοιτάξτε τη λίστα λήξεων. Οι λογαριασμοί που έχουν λήξει εμφανίζονται με κόκκινο στην κορυφή και στην αρχική οθόνη φαίνεται πόσες οφειλές έχουν καθυστερήσει και το ποσό τους. Από την κάρτα του πελάτη ανοίγετε το τηλέφωνο ή το WhatsApp με ένα άγγιγμα· τι να πείτε στην υπενθύμιση το εξηγούμε με παραδείγματα μηνυμάτων στον οδηγό πώς εισπράττονται οι οφειλές πελατών.
5. Στο τέλος του μήνα διαβάστε την αναφορά. Η αναφορά υπολοίπων δείχνει το συνολικό ποσό που είναι «στον δρόμο», τους πελάτες με τις μεγαλύτερες οφειλές και τις εισπράξεις της περιόδου· στην αναφορά υπολοίπων λογαριασμών οι συνολικές απαιτήσεις, οι συνολικές υποχρεώσεις και η καθαρή θέση εμφανίζονται δίπλα-δίπλα.
Ποια πεδία γράφονται στην εγγραφή και πώς ορίζεται το όριο στον πελάτη θα βρείτε στον οδηγό πώς τηρείται το βιβλίο οφειλών, ενώ τη λογική οφειλής–απαίτησης και υπολοίπου στη σελίδα τι είναι ο τρεχούμενος λογαριασμός.
Για ποιους είναι κατάλληλο;
Για κάθε μικρομαγαζάτορα που πουλά στους πελάτες του με καταχώριση στον λογαριασμό: μπακάλη, σούπερ μάρκετ, κρεοπώλη, μανάβη, σιδηροπωλείο, φούρνο και χονδρέμπορο. Στις πωλήσεις επί πιστώσει σε επιχειρήσεις το ίδιο σύστημα λέγεται ανοιχτός λογαριασμός· τη διαφορά την εξηγούμε στη σελίδα τι είναι ο ανοιχτός λογαριασμός. Η παρακολούθηση προσωπικών εξόδων, τραπεζικών χρεών ή χρεών πιστωτικής κάρτας δεν αποτελεί αντικείμενο αυτής της εφαρμογής.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι δωρεάν το πρόγραμμα παρακολούθησης οφειλών;
Στο Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές μπορείτε να ανοίξετε δωρεάν λογαριασμό και να ξεκινήσετε· κατά την εγγραφή δεν ζητείται πιστωτική κάρτα. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση, λειτουργεί από τον browser.
Μπορούν να παρακολουθούνται οφειλές και απαιτήσεις στην ίδια εφαρμογή;
Ναι. Η πώληση επί πιστώσει που δίνετε στον πελάτη είναι απαίτησή σας, ενώ ό,τι οφείλετε στον προμηθευτή είναι εγγραφή οφειλής. Η αναφορά υπολοίπων λογαριασμών δείχνει χωριστά τις συνολικές απαιτήσεις, τις συνολικές υποχρεώσεις και την καθαρή θέση.
Μπορώ να το χρησιμοποιήσω από το κινητό;
Ναι. Από τον browser μπαίνετε στον ίδιο λογαριασμό από κινητό, tablet και υπολογιστή· οι εγγραφές είναι ίδιες σε όλες τις συσκευές.
Αρκεί το Excel για την παρακολούθηση οφειλών;
Για λίγους πελάτες και έναν υπολογιστή μπορεί να αρκεί. Το Excel υπολογίζει το σύνολο και το υπόλοιπο με τύπο, αλλά δεν προβάλλει μόνο του όσους έχουν λήξει, η χρήση από το κινητό είναι κοπιαστική και το αρχείο μένει σε μία συσκευή. Όσο αυξάνονται οι πελάτες, η εφαρμογή εξοικονομεί χρόνο.
Πώς μεταφέρω τις παλιές οφειλές στην εφαρμογή;
Κατά την προσθήκη του πελάτη αρκεί να γράψετε μία φορά τη σημερινή οφειλή του ως υπόλοιπο έναρξης· δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε μία προς μία όλες τις παλιότερες κινήσεις.
Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν αναγνωρίζει την οφειλή του;
Η ημερομηνία, το ποσό και η περιγραφή κάθε εγγραφής διατηρούνται· από την κάρτα του πελάτη ανοίγετε την κατάσταση που δείχνει όλες τις κινήσεις με χρονολογική σειρά και την εξετάζετε μαζί του. Αυτή η κατάσταση είναι το δικό σας αρχείο· αν το ποσό είναι μεγάλο, χρειάζονται γραπτή αναγνώριση χρέους και νομική υποστήριξη.
Είναι κατάλληλο για τις προσωπικές μου οφειλές ή το χρέος της πιστωτικής μου κάρτας;
Όχι, αυτή η εφαρμογή σχεδιάστηκε για τις πωλήσεις επί πιστώσει και τον τρεχούμενο λογαριασμό του μικρομαγαζάτορα με τους πελάτες του. Για την παρακολούθηση τράπεζας, πιστωτικής κάρτας ή προσωπικών εξόδων είναι καταλληλότερα άλλα εργαλεία.
Οθόνες παρακολούθησης οφειλών
Μεταφέρετε απόψε την παρακολούθηση οφειλών στο κινητό
Προσθέστε τους πελάτες σας, γράψτε μία φορά τα σημερινά υπόλοιπά τους· οι λογαριασμοί που έχουν λήξει και οι συνολικές απαιτήσεις σας είναι έτοιμοι.