App zur Schuldenverfolgung: So behalten Sie die Schulden Ihrer Kunden im Blick

Zuletzt aktualisiert: 28. September 2026

Worum geht es bei der Schuldenverfolgung eigentlich?

Ladenbesitzer erwarten von der Schuldenverfolgung vier Antworten: wer wie viel schuldet, wessen Zahlung überfällig ist, wie viel Geld insgesamt draußen steht und wie viel ich dem Lieferanten schulde. Egal, welches Hilfsmittel Sie wählen, achten Sie darauf, in wie vielen Sekunden es diese vier Fragen beantwortet. Das Papierbuch beantwortet die erste durch Blättern, die anderen drei nur durch Zusammenrechnen von Hand.

Buch, Excel oder App?

Alle drei erfüllen dieselbe Aufgabe; der Unterschied zeigt sich, wenn die Kundenzahl wächst und der Monatsabschluss ansteht.

Wenn Sie mit wenigen Kunden arbeiten und am Computer sitzen, reicht Excel aus; Sie können die kostenlose Excel-Vorlage für das Anschreibebuch mit vorbereiteten Spalten und Formeln verwenden. Wenn Sie hinter dem Ladentisch, mit dem Smartphone und mit ein paar Einträgen pro Tag arbeiten, spart Ihnen eine App Zeit.

6 Funktionen, auf die Sie bei einer App zur Schuldenverfolgung achten sollten

Welches Programm Sie auch wählen: Prüfen Sie vor dem Ausprobieren diese sechs Punkte. Fehlt einer, sind Sie nach ein paar Wochen wieder beim Buch.

1. Laufender Saldo je Kunde

   Bei jedem Anschreibeposten und jeder Zahlung muss sich die Restschuld des Kunden automatisch aktualisieren. Ein Hilfsmittel, bei dem Sie den Saldo selbst berechnen, ist vom Buch nicht zu unterscheiden.

2. Erfassung von Teilzahlungen

   Bringt der Kunde einen Teil der Schuld, muss die Zahlung als eigene Zeile gebucht werden; Bar, Überweisung und Karte müssen getrennt sichtbar sein, damit am Monatsende Kasse und Bank stimmen.

3. Fälligkeits- und Verzugsliste

   Das zugesagte Zahlungsdatum muss sich eintragen lassen, und überfällige Konten müssen in einer eigenen Liste gesammelt werden. Die Antwort auf „Wen rufe ich heute an?“ muss jeden Morgen bereitliegen.

4. Trennung von Schulden und Forderungen

   Ihre Forderungen an Kunden und Ihre Schulden bei Lieferanten dürfen sich nicht vermischen; Ihren Nettostand sollten Sie in einem einzigen Bericht sehen.

5. Kundenauszug (Kontoauszug)

   Alle Bewegungen eines Kunden müssen sich in zeitlicher Reihenfolge auf einem Bildschirm öffnen lassen. Mit diesem Auszug ist das Gespräch „So viel habe ich nicht genommen“ schnell erledigt.

6. Unabhängigkeit der Einträge vom Gerät

   Wenn das Telefon verloren geht oder ersetzt wird, dürfen Ihre Forderungen nicht verschwinden. Wählen Sie ein Hilfsmittel, das die Einträge in der Cloud speichert und von jedem Gerät aus dasselbe Konto öffnet.

Schuldenverfolgung mit der Anschreibe-Verwaltung Schritt für Schritt

Die Anschreibe-Verwaltung erfüllt die oben genannten sechs Punkte in der Alltagssprache der Händler: Auf den Bildschirmen steht „Anschreiben“, „Zahlung erfassen“, „Schuld hinzufügen“; Buchhaltungsbegriffe müssen Sie nicht kennen.

1. Fügen Sie Ihre Kunden hinzu. Name und Telefonnummer genügen. Tragen Sie die heutige Schuld des Kunden einmalig als Eröffnungssaldo ein; das alte Buch müssen Sie nicht Zeile für Zeile übertragen.

2. Erfassen Sie das Anschreiben mit Fälligkeit. Kunde, Betrag, was er mitgenommen hat und das zugesagte Zahlungsdatum. Der Restsaldo erscheint zusammen mit dem Eintrag.

3. Buchen Sie die Zahlung am Tag des Eingangs. Auch eine Teilzahlung erfassen Sie als Zahlungseingang und wählen die Zahlungsart; die Restschuld sinkt automatisch.

4. Sehen Sie jeden Morgen in die Fälligkeitsliste. Überfällige Konten erscheinen rot ganz oben, auf dem Startbildschirm sehen Sie, wie viele Posten überfällig sind und in welcher Höhe. Von der Kundenkarte aus öffnen Sie Telefon oder WhatsApp mit einem Fingertipp; was Sie bei der Erinnerung sagen sollten, haben wir im Ratgeber Wie werden angeschriebene Beträge eingezogen mit Beispielnachrichten erklärt.

5. Lesen Sie am Monatsende den Bericht. Der Saldobericht zeigt die insgesamt ausstehende Summe, die Kunden mit den höchsten Schulden und die Zahlungseingänge des Zeitraums; im Saldobericht stehen Gesamtforderungen, Gesamtverbindlichkeiten und Nettostand nebeneinander.

Welche Felder in einen Eintrag gehören und wie Sie dem Kunden ein Limit setzen, finden Sie im Ratgeber So führen Sie ein Anschreibebuch, die Logik von Soll, Haben und Saldo auf der Seite Was ist ein Kundenkonto.

Für wen ist es geeignet?

Für alle Händler, die ihren Kunden auf Rechnung verkaufen, etwa Lebensmittelladen, Supermarkt, Metzger, Gemüsehändler, Eisenwarenhändler, Bäckerei und Großhändler. Beim Verkauf auf Zahlungsziel an Unternehmen heißt dieselbe Ordnung „açık hesap“ (Kauf auf Rechnung); den Unterschied haben wir auf der Seite Was ist Kauf auf Rechnung erklärt. Private Ausgaben sowie die Verfolgung von Bank- oder Kreditkartenschulden sind nicht Gegenstand dieser App.

Häufig gestellte Fragen

Bringen Sie die Schuldenverfolgung noch heute Abend aufs Smartphone

Fügen Sie Ihre Kunden hinzu und tragen Sie ihre heutigen Salden einmalig ein; Überfälliges und Ihre Gesamtforderungen liegen sofort vor.