برنامه پیگیری بدهی: بدهی مشتری را چگونه پیگیری کنید؟
برنامه پیگیری بدهی نرم‌افزاری است که نسیه‌های داده‌شده به مشتریان، پرداخت‌های دریافتی و مانده باقی‌مانده را برای هر نفر جداگانه ثبت می‌کند، بدهی‌های سررسید گذشته را در فهرست جدا نشان میدهد و کل مطالبات را لحظه‌ای محاسبه می‌کند. تفاوتش با دفتر کاغذی این است که جمع و تأخیر را خودش پیدا می‌کند، و تفاوتش با Excel این است که هر لحظه از روی گوشی باز میشود و حساب عقب‌افتاده را بدون اینکه شما دنبالش بگردید جلو می‌آورد.
آخرین به‌روزرسانی: ۱۸ اکتبر ۲۰۲۶
در پیگیری بدهی سؤال اصلی چیست؟
کسبه از پیگیری بدهی چهار پاسخ می‌خواهند: چه کسی چقدر بدهکار است، سررسید چه کسی گذشته، در مجموع چقدر پول بیرون دارم و به تأمین‌کننده چقدر بدهکارم. هر ابزاری را که انتخاب کنید، ببینید به این چهار سؤال در چند ثانیه جواب میدهد. دفتر کاغذی به سؤال اول با ورق زدن و به سه‌تای دیگر فقط با جمع زدن دستی جواب میدهد.
دفتر، Excel یا برنامه؟
هر سه یک کار را می‌کنند؛ تفاوت با زیاد شدن مشتری‌ها و رسیدن پایان ماه پیدا میشود.
| موضوع | دفتر کاغذی | Excel | برنامه پیگیری بدهی |
|---|---|---|---|
| شروع کار | فوری | باید قالب آماده کرد | ساخت حساب و افزودن مشتری |
| مانده مشتری | دستی محاسبه میشود | با فرمول | در هر ثبت خودکار |
| جمع مطالبات | دستی جمع زده میشود | با فرمول | لحظه‌ای دیده میشود |
| سررسید گذشته | در ذهن نگه داشته میشود | خودتان بررسی و فیلتر می‌کنید | در فهرست جدا، بالای صفحه |
| نگاه کردن از گوشی | دفتر را با خود می‌برید | پرزحمت | از هر دستگاه همان حساب |
| خطر گم شدن | همراه دفتر از بین می‌رود | اگر فایل روی یک دستگاه باشد از بین می‌رود | داده‌ها در فضای ابری |
| یادآوری به مشتری | تلفن را جداگانه باز می‌کنید | شماره را کپی می‌کنید | WhatsApp از کارت مشتری |
اگر با مشتریان کم کار می‌کنید و پشت رایانه هستید، Excel کار را راه می‌اندازد؛ میتوانید از قالب Excel رایگان دفتر نسیه که ستون‌ها و فرمول‌هایش آماده است استفاده کنید. اگر پشت پیشخوان، با گوشی و با چند ثبت در روز کار می‌کنید، برنامه در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند.
6 ویژگی که در برنامه پیگیری بدهی باید دنبالش باشید
هر برنامه‌ای را انتخاب کنید، پیش از شروع آزمایش به این شش مورد نگاه کنید. اگر یکی کم باشد، چند هفته بعد به دفتر برمی‌گردید.
- مانده جاری برای هر مشتری
با هر نسیه و هر پرداختی که وارد میشود باید بدهی باقی‌مانده مشتری خودکار به‌روز شود. ابزاری که مانده را شما حساب کنید با دفتر فرقی ندارد.
- ثبت پرداخت جزئی
وقتی مشتری بخشی از بدهی را می‌آورد، پرداخت باید در سطر جدا ثبت شود؛ نقد، حواله و کارت جداگانه دیده شوند تا آخر ماه صندوق با بانک بخواند.
- فهرست سررسید و تأخیر
باید بتوان تاریخ قولِ پرداخت را نوشت و حساب‌های سررسید گذشته در فهرستی جدا جمع شوند. پاسخ سؤال «امروز به چه کسی زنگ بزنم» باید هر صبح آماده باشد.
- تفکیک بدهی و مطالبات
مطالبات شما از مشتری با بدهی‌تان به تأمین‌کننده نباید قاطی شود؛ وضعیت خالص خود را باید در یک گزارش ببینید.
- صورتحساب مشتری
باید بتوان همه تراکنش‌های یک مشتری را به ترتیب تاریخ در یک صفحه باز کرد. با این صورتحساب بحث «من این‌قدر نگرفته بودم» زود تمام میشود.
- مستقل بودن ثبت‌ها از دستگاه
وقتی گوشی گم یا عوض میشود نباید مطالبات شما از بین برود. ابزاری انتخاب کنید که داده‌ها را در فضای ابری نگه دارد و از هر دستگاه وارد همان حساب شوید.
پیگیری بدهی با دفتر حساب: طلب و بدهی، گام‌به‌گام
اپلیکیشن دفتر حساب: طلب و بدهی شش مورد بالا را پوشش میدهد و لازم نیست اصطلاحات حسابداری بدانید: هر گردش یا بدهکار (مشتری به شما بدهکار شد) ثبت میشود یا بستانکار (پول رسید، بدهی کم شد).
۱. مشتریانتان را اضافه کنید. نام و تلفن کافی است. بدهی امروز مشتری را یک بار در «مانده اولیه» زیر «نمایش بیشتر» بنویسید؛ لازم نیست دفتر قدیمی را سطر به سطر منتقل کنید.
۲. نسیه را با سررسید ثبت کنید. در گردش حساب، بدهکار را انتخاب کنید، مبلغ را بنویسید، نوع را روی فاکتور بگذارید و سررسید را ۷، ۱۵ یا ۳۰ روز انتخاب کنید؛ اینکه چه خریده در «توضیحات» بنویسید. مانده باقی‌مانده همراه با ثبت دیده میشود.
۳. پرداخت را همان روز ثبت کنید. بستانکار را انتخاب کنید و نوع پرداخت را مشخص کنید: نقد، حواله بانکی، کارت اعتباری، چک یا سفته. حتی اگر پرداخت قسطی باشد، بدهی باقی‌مانده خودکار کم میشود.
۴. به سررسیدهای نزدیک نگاه کنید. فهرست سررسیدهای نزدیک، مبالغی را که باید دریافت کنید همراه با تعداد روزهای باقی‌مانده نشان میدهد. از کارت طرف حساب، تماس تلفنی، WhatsApp یا پیامک را با یک لمس باز می‌کنید؛ اینکه در یادآوری چه بگویید را در راهنمای نسیه را چگونه وصول کنیم با پیام‌های نمونه توضیح داده‌ایم.
۵. آخر ماه گزارش را بخوانید. صفحهٔ گزارش‌ها بدهکاری و بستانکاری بازه، دفتر صندوق بر اساس نوع پرداخت، وضعیت مانده و بدهکارترین طرف حسابها را نشان میدهد؛ در صفحهٔ اصلی جمع بدهکار، جمع بستانکار و مانده خالص همیشه کنار هم هستند.
اینکه چه فیلدهایی را باید در هر رکورد ثبت کرد و چگونه برای مشتری سقف اعتبار تعیین کرد، در راهنمای دفتر نسیه را چگونه نگه داریم آمده است؛ منطق بدهی–طلب و مانده حساب را هم در صفحهٔ حساب جاری (cari hesap) چیست میتوانید بخوانید. فهرستی که در آن اپلیکیشن‌های دفتر نسیه و برنامه‌های ویندوزی موجود در بازار را با نام و قیمت مقایسه کرده‌ایم: بهترین اپلیکیشن‌های دفتر نسیه.
برای چه کسانی مناسب است؟
برای هر کاسبی که به مشتری با ثبت در حساب می‌فروشد: بقال، سوپرمارکت، قصاب، میوه‌فروش، آهن‌فروش، نانوا و عمده‌فروش. نام همین نظم در فروش مدت‌دار به کسب‌وکارها حساب باز است؛ تفاوتش را در صفحه حساب باز چیست توضیح داده‌ایم. پیگیری هزینه شخصی، بدهی بانکی یا کارت اعتباری موضوع این برنامه نیست.
پرسش‌های متداول
آیا برنامه پیگیری بدهی رایگان است؟
دفتر حساب: طلب و بدهی را ۳ روز رایگان امتحان کنید. پس از پایان آزمایش، برای ثبت تراکنش جدید اشتراک Pro لازم است؛ تراکنش‌هایی که وارد کرده‌اید همچنان دیده میشوند.
آیا بدهی و مطالبات در یک برنامه پیگیری میشوند؟
بله. در دفتر حساب: طلب و بدهی مشتریان و تأمینکنندگان در یک فهرست قرار دارند. در صفحهٔ اصلی جمع بدهکار (بدهی طرف حسابها به شما)، جمع بستانکار (طلب طرف حسابها از شما) و تفاوت آن دو، یعنی مانده خالص، کنار هم دیده میشوند.
آیا می‌توانم از گوشی استفاده کنم؟
بله. دفتر حساب: طلب و بدهی اپلیکیشن Android و iPhone دارد؛ از رایانه با همان حساب وارد پنل وب می‌شوید و اطلاعات همه‌جا یکی است.
آیا پیگیری بدهی با Excel کافی است؟
برای مشتریان کم و یک رایانه ممکن است کافی باشد. Excel جمع و مانده را با فرمول حساب می‌کند اما سررسید گذشته را خودکار جلو نمی‌آورد، استفاده از گوشی پرزحمت است و فایل روی یک دستگاه می‌ماند. با زیاد شدن مشتری‌ها، برنامه در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند.
بدهی‌های قدیمی را چگونه به برنامه منتقل کنم؟
کافی است هنگام افزودن مشتری روی «نمایش بیشتر» بزنید و بدهی امروزش را یک بار به‌عنوان مانده اولیه بنویسید؛ لازم نیست تک‌تک گردش‌های گذشته را وارد کنید.
اگر مشتری بدهیاش را قبول نکند چه میشود؟
تاریخ، مبلغ، نوع و توضیحات هر ثبت نگهداری میشود؛ از کارت طرف حساب میتوانید صورتحسابی را که همهٔ گردشها را به ترتیب تاریخ نشان میدهد باز کنید، با هم نگاه کنید و با PDF یا WhatsApp بفرستید. این صورتحساب سند شخصی شماست؛ اگر مبلغ بالاست، اقرار کتبی به بدهی و پشتیبانی حقوقی لازم است.
آیا برای بدهی شخصی یا بدهی کارت اعتباریام مناسب است؟
خیر، این برنامه برای نسیه و حساب طرفحساب کسبه با مشتریانشان طراحی شده است. برای پیگیری بانک، کارت اعتباری یا هزینه شخصی ابزارهای جداگانه مناسبترند.
صفحه‌های پیگیری بدهی
پیگیری بدهی را همین امشب به گوشی ببرید
مشتریانتان را اضافه کنید، مانده امروزشان را یک بار بنویسید؛ سررسیدهای نزدیک و جمع بدهی مشتریان به شما در دفتر حساب: طلب و بدهی آماده است.