Застосунок для обліку боргів: як відстежувати борги клієнтів
Застосунок для обліку боргів — це програма, яка веде по кожній людині продажі в борг, отримані оплати й залишок, показує прострочені борги в окремому списку та миттєво підраховує загальну дебіторську заборгованість. Від паперового зошита вона відрізняється тим, що сама знаходить підсумок і прострочення, а від Excel — тим, що її можна відкрити з телефона в будь-який момент і що вона сама виводить прострочені рахунки вперед, і вам не потрібно їх шукати.
Останнє оновлення: 28 вересня 2026
Яке головне питання в обліку боргів?
Дрібний підприємець очікує від обліку боргів чотири відповіді: хто скільки винен, чий строк оплати минув, скільки всього грошей у мене «зависло» у клієнтів і скільки я винен постачальникові. Який би інструмент ви не обрали, подивіться, за скільки секунд він відповідає на ці чотири питання. Паперовий зошит відповідає на перше гортанням сторінок, а на решту три — лише ручним підсумовуванням.
Зошит, Excel чи застосунок?
Усі три роблять одну справу; різниця проявляється, коли клієнтів стає більше й настає кінець місяця.
| Критерій | Паперовий зошит | Excel | Застосунок для обліку боргів |
|---|---|---|---|
| Початок роботи | Одразу | Потрібно готувати шаблон | Створити акаунт і додати клієнтів |
| Залишок клієнта | Рахується вручну | За формулою | Автоматично з кожним записом |
| Загальна дебіторська заборгованість | Підсумовується вручну | За формулою | Видно миттєво |
| Прострочені | Тримаєте в голові | Ви самі переглядаєте й фільтруєте | В окремому списку, нагорі |
| Перегляд з телефона | Носите зошит із собою | Незручно | Той самий акаунт на будь-якому пристрої |
| Ризик втрати | Зникає разом із зошитом | Зникає, якщо файл лише на одному пристрої | Записи в хмарі |
| Нагадування клієнтові | Окремо відкриваєте телефон | Копіюєте номер | WhatsApp просто з картки клієнта |
Якщо клієнтів небагато й ви працюєте за комп’ютером, Excel підійде; можна скористатися безкоштовним шаблоном Excel для книги боргів з готовими стовпцями та формулами. Якщо ви працюєте за прилавком, з телефона й робите по кілька записів щодня, застосунок заощадить час.
6 функцій, які варто шукати в застосунку для обліку боргів
Яку б програму ви не обрали, перш ніж починати пробувати, перевірте ці шість пунктів. Якщо бракує хоча б одного, за кілька тижнів ви повернетеся до зошита.
- Поточний залишок по кожному клієнтові
Щоразу, коли вводиться запис у борг чи оплата, залишок боргу клієнта має оновлюватися автоматично. Інструмент, у якому залишок рахуєте ви, нічим не відрізняється від зошита.
- Облік часткових оплат
Коли клієнт приносить частину боргу, оплата має проводитися окремим рядком; готівка, переказ і картка мають бути видимі окремо, щоб наприкінці місяця збігалися каса й банк.
- Список строків і прострочень
Має бути можливість вказати обіцяну дату оплати, а прострочені рахунки мають збиратися в окремому списку. Відповідь на питання «кому сьогодні дзвонити» повинна бути готова щоранку.
- Розмежування боргу й дебіторської заборгованості
Те, що вам винні клієнти, і те, що ви винні постачальникові, не повинно змішуватися; чистий результат слід бачити в одному звіті.
- Виписка по клієнту
Усі операції клієнта мають відкриватися на одному екрані в хронологічному порядку. Розмова «я стільки не брав» з такою випискою буде короткою.
- Незалежність записів від пристрою
Коли телефон губиться чи змінюється, ваша дебіторська заборгованість не повинна зникнути. Оберіть інструмент, який зберігає записи в хмарі й пускає в той самий акаунт з будь-якого пристрою.
Облік боргів в «Обліку боргів» крок за кроком
«Облік боргів» закриває ці шість пунктів повсякденною мовою торговця: на екранах написано «записати в борг», «прийняти оплату», «додати борг», і знати бухгалтерські терміни не потрібно.
1. Додайте своїх клієнтів. Достатньо імені й телефона. Один раз впишіть сьогоднішній борг клієнта як початковий залишок; переносити старий зошит рядок за рядком не потрібно.
2. Записуйте борг зі строком. Клієнт, сума, що він узяв і обіцяна дата оплати. Залишок видно разом із записом.
3. Проводьте оплату в день її отримання. Навіть якщо це часткова оплата, вносьте її як надходження й оберіть вид оплати; залишок боргу зменшиться сам.
4. Щоранку дивіться список строків. Прострочені рахунки піднімаються вгору червоним, а на головному екрані видно, скільки боргів прострочено і на яку суму. З картки клієнта одним дотиком відкриваєте дзвінок або WhatsApp; що казати в нагадуванні, ми розповіли з прикладами повідомлень у посібнику як стягнути борг.
5. У кінці місяця читайте звіт. Звіт із залишками показує загальну суму грошей, що «зависли» у клієнтів, найбільших боржників і надходження за період; у звіті із залишками по рахунках поруч видно загальну дебіторську заборгованість, загальну кредиторську заборгованість і чистий результат.
Які поля вносити в запис і як встановити клієнтові ліміт — читайте в посібнику як вести книгу боргів, а логіку боргу, кредиту й залишку — на сторінці що таке рахунок контрагента.
Кому підходить?
Для кожного дрібного торговця, який продає клієнтам із записом на рахунок: бакалія, магазин, м’ясна лавка, овочева крамниця, господарський магазин, пекарня й оптовик. Назва такого самого порядку при продажі підприємствам з відстрочкою — відкритий рахунок; про різницю ми розповіли на сторінці що таке відкритий рахунок. Облік особистих витрат, банківських чи кредитних боргів не є темою цього застосунку.
Поширені запитання
Чи безкоштовна програма обліку боргів?
У «Обліку боргів» можна створити безкоштовний акаунт і почати користуватися; під час реєстрації банківська картка не потрібна. Встановлення не потрібне, працює в браузері.
Чи можна вести борги й дебіторську заборгованість в одному застосунку?
Так. Борг клієнта перед вами — це ваша дебіторська заборгованість, а ваш борг постачальникові — це запис про борг. Звіт із залишками по рахунках окремо показує загальну дебіторську заборгованість, загальну кредиторську заборгованість і чистий результат.
Чи можна користуватися з телефона?
Так. Через браузер ви заходите в той самий акаунт з телефона, планшета й комп’ютера; записи на всіх пристроях однакові.
Чи достатньо Excel для обліку боргів?
Для невеликої кількості клієнтів і одного комп’ютера — цілком може бути достатньо. Excel рахує підсумок і залишок за формулою, але не виводить прострочених уперед сам, користуватися ним з телефона незручно, а файл лежить на одному пристрої. Коли клієнтів побільшає, застосунок заощадить час.
Як перенести старі борги в застосунок?
Під час додавання клієнта достатньо один раз вписати його сьогоднішній борг як початковий залишок; вносити кожну минулу операцію окремо не потрібно.
Що буде, якщо клієнт не визнає свій борг?
Дата, сума й опис кожного запису зберігаються; з картки клієнта можна відкрити виписку з усіма операціями в хронологічному порядку й переглянути її разом. Ця виписка — ваш власний облік; якщо сума велика, потрібні письмове визнання боргу та юридична підтримка.
Чи підходить це для моїх особистих боргів або боргу за кредитною карткою?
Ні, цей застосунок створено для обліку боргів і рахунків торговця з його клієнтами. Для обліку банківських і кредитних боргів чи особистих витрат краще підійдуть окремі інструменти.
Екрани обліку боргів
Перенесіть облік боргів у телефон уже цього вечора
Додайте своїх клієнтів, один раз впишіть їхні сьогоднішні залишки; прострочені борги та загальна дебіторська заборгованість будуть готові.