Приклад книги боргів
Приклад книги боргів — це таблиця із шести стовпців: на кожного клієнта відкривається окрема сторінка, і на ній в кожному рядку записана одна операція: дата, опис, сума боргу, сума оплати, залишок і обіцяна дата оплати. Залишок перераховується в кожному рядку: до попереднього залишку додається новий борг, віднімається отримана оплата; цифра в останньому рядку — актуальний борг цього клієнта.
Останнє оновлення: 16 вересня 2026
Як виглядає сторінка клієнта?
Наведений нижче приклад — сторінка книги, яку продавець бакалії веде на одного клієнта. На початку сторінки один раз записують ім’я й телефон клієнта; кожен рядок під ними — одна покупка або одна оплата.
Клієнт: Ахмет Йилмаз · Телефон: 05xx xxx xx xx · Ліміт: 1.500 ₺
| Дата | Опис | У борг (₺) | Оплата (₺) | Залишок (₺) | Обіцяна дата |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | Перенесення (залишок з серпня) | 450,00 | — | 450,00 | — |
| 03.09.2026 | Хліб, молоко, чай | 310,00 | — | 760,00 | 15.09.2026 |
| 07.09.2026 | Оплата готівкою | — | 500,00 | 260,00 | — |
| 10.09.2026 | Пральний порошок, серветки | 185,50 | — | 445,50 | 25.09.2026 |
| 14.09.2026 | М’ясо, курка | 620,00 | — | 1.065,50 | 25.09.2026 |
| 16.09.2026 | Банківський переказ | — | 400,00 | 665,50 | — |
Підсумок сторінки: у борг 1.565,50 ₺ (разом із перенесенням), оплата 900,00 ₺, залишок 665,50 ₺. Оскільки ліміт становить 1.500 ₺, у борг ще можна відпускати; після покупки 14 вересня залишок зріс до 1.065,50 ₺, і до ліміту лишалося 434,50 ₺.
Що писати в кожному стовпці?
| Стовпець | Що писати | Що буде, якщо пропустити |
|---|---|---|
| Дата | День операції — не ввечері гуртом, а в той самий день | Порядок плутається, невідомо, який борг коли виник |
| Опис | Взяті товари або вид оплати (готівка, переказ, картка) | Виникає суперечка «а що я брав?» |
| Продаж у борг | Сума цієї покупки до копійки | Округлені копійки призводять до того, що наприкінці місяця підсумок не збігається |
| Оплата | Отримані гроші; часткова оплата теж записується того ж дня | Клієнт вважає, що заплатив, а ви — що ні |
| Залишок | Попередній залишок + борг − оплата | Щоб побачити актуальний борг, доведеться підсумовувати всю сторінку |
| Обіцяна дата | Дата, яку клієнт назвав для оплати | Прострочений борг не вдасться виділити як «прострочений» |
Вся книга: зведення по клієнтах
Окремі сторінки відповідають на питання «скільки винен цей клієнт». Щоб відповісти на питання «скільки всього моїх грошей «зависло» у клієнтів», поставте перед книгою сторінку зі зведенням і оновлюйте її раз на тиждень. Приклад зведення станом на 16 вересня 2026 року:
| Клієнт | Залишок (₺) | Обіцяна дата | Стан |
|---|---|---|---|
| Ахмет Йилмаз | 665,50 | 25.09.2026 | Строк ще не настав |
| Зейнеп Демір | 1.240,00 | 05.09.2026 | прострочено на 11 днів |
| Хасан Коч | 380,00 | 20.09.2026 | Строк ще не настав |
| Мехмет Арслан | 0,00 | — | Закрито 12.09.2026 |
| Разом | 2.285,50 | — | Прострочено: 1.240,00 ₺ |
Єдине завдання цього зведення — тримати перед очима дві цифри: загальну суму грошей, що «зависли» у клієнтів, і яка її частина прострочена. Якщо друга цифра зростає, проблема не в книзі, а у ваших звичках стягнення.
Закриття книги боргів
«Закриття» означає дві різні справи, і їх плутають.
Закрити рахунок клієнта: оплати стягують, доки залишок не стане нульовим, в останньому рядку записують оплату, і залишок показує 0,00. Внизу сторінки зробіть датовану примітку «закрито». У наведеному вище зведенні у такому стані Мехмет Арслан. Не вириваєте сторінку — історія закритого рахунку — єдиний запис, що показує звичку платити, коли той самий клієнт знову попросить у борг.
Закрити книгу наприкінці періоду: наприкінці місяця чи року підсумовують кожну сторінку, залишки записують на сторінку зведення й переносять у нову книгу одним рядком як перенесення — саме таким є рядок від 01.09.2026 на 450,00 ₺ у прикладі сторінки. Зберігайте стару книгу; у суперечці про борг це ваша опора.
Три поширені помилки під час заповнення прикладу
Залишати стовпець «Залишок» порожнім. У книзі, де записують лише борг і оплату, щоб побачити актуальний борг, щоразу доводиться підсумовувати сторінку з початку; за кілька місяців ніхто цього не робить. Не вказувати, до якого боргу віднесено оплату. Якщо не домовлено інакше, оплата списується з найстарішого боргу, але якщо клієнт платить за конкретну покупку, напишіть про це в описі. Пропускати обіцяну дату. Про борг без дати не скажеш, що він прострочений; це єдиний вид заборгованості, який неможливо відстежувати.
Вести той самий приклад в Excel або в застосунку
Наведені вище шість стовпців переносяться в Excel без змін; якщо прив’язати стовпець залишку до формули, кожен рядок рахуватиметься автоматично. Якщо хочете готовий файл, можна завантажити безкоштовний шаблон Excel для книги боргів: залишок, сплачена сума й кількість днів прострочення рахуються за формулою.
В «Облік боргів» аналогом цієї сторінки є картка клієнта: кожна операція відображається з датою, залишок рахується автоматично, а рахунки з простроченим терміном показуються нагорі головного екрана. Якщо вам цікаво, на яку сторону записується та чи інша операція, ми розповіли про це на сторінці що таке рахунок контрагента; що робити, коли оплата так і не надходить, — на сторінці як стягнути борг, наданий у кредит; а як говорити про ліміт і строк під час продажу бізнесу — на сторінці що таке відкритий рахунок. Як вести книгу, які звички прискорюють стягнення боргів і як встановити ліміт, ви знайдете в посібнику як вести книгу обліку боргів.
Поширені запитання
Як заповнювати приклад книги обліку боргів?
Відкрийте для кожного клієнта окрему сторінку в книзі й записуйте в кожен рядок лише одну операцію: дату, опис, суму боргу, суму оплати та залишок. Залишок перераховується в кожному рядку: до залишку попереднього рядка додається новий борг, а здійснена оплата віднімається.
Які стовпці мають бути в книзі обліку боргів?
Достатньо шести стовпців: дата, опис (що придбано або вид оплати), сума боргу, сума оплати, залишок і обіцяна дата оплати. Ім’я та телефон клієнта пишуться один раз на початку сторінки й не повторюються в кожному рядку.
З якого боргу списується оплата?
Якщо не домовлено інакше — з найстарішого. Якщо клієнт каже «віддаю гроші за м’ясо минулого тижня», запишіть це в описі; інакше через кілька місяців виникне суперечка, яку саме покупку закрито.
Що означає закриття книги обліку боргів?
Цей вираз вживається у двох значеннях. Закриття рахунку клієнта — це обнулення залишку та запис на сторінці примітки «закрито» з датою. Закриття книги — це підбиття підсумків наприкінці періоду та перенесення залишків у нову книгу як переносу.
Що таке перенос і як його записувати?
Перенос — це борг, що залишився з попереднього періоду; він записується в перший рядок нової сторінки. Переносити всі минулі операції по одній не потрібно — достатньо одного рядка із загальною сумою залишку.
Чи потрібно округлювати суму під час запису в книгу?
Ні. Кожен рядок з відкинутими копійками призводить до того, що наприкінці місяця підсумок не сходиться, і до суперечок із клієнтом про цифри. Записуйте й копійки; право списати дрібну суму нехай залишається за вами в момент отримання оплати.
Що можна використовувати замість паперової книги?
Таку саму структуру стовпців можна вести в Excel або в застосунку для обліку боргів. Різниця така: в Excel залишок рахує формула, але за простроченням стежите ви самі; в застосунку рахунки з простроченим терміном самі з’являються на початку списку.
Як сторінка книги виглядає в застосунку
Не підсумовуйте залишок самі
Запишіть операцію — а залишок боргу, прострочені рахунки та загальна сума грошей, що «лежать на вулиці», пораховані самі.