Як вести книгу боргів?
У книзі боргів кожен запис має містити п’ять відомостей: дата, ім’я й телефон клієнта, взятий товар, сума та обіцяна дата оплати. Коли ці п’ять полів заповнено, стягнення прискорюється, а суперечки припиняються. Паперовий зошит можна загубити, і він не показує підсумку; цифрова книга миттєво дає вашу загальну дебіторську заборгованість.
Заповнюйте всі п’ять полів
Дата: коли видано. Ім’я й телефон: щоб мати змогу нагадати — запис без телефона частіше за все стає записом, який не вдається стягнути. Товар/опис: відповідь на питання «що він брав?». Сума і обіцяна дата: відправна точка контролю.
Якщо хочете побачити заповнені п’ять полів разом із поточним залишком рядок за рядком, зверніться до прикладу сторінки клієнта на сторінці приклад книги боргів.
Звички, що прискорюють стягнення
Коротке нагадування за день до строку помітно підвищує відсоток стягнення. Коли день оплати минув, подзвонити в перші три дні набагато ефективніше, ніж чекати два тижні. Приймайте часткові оплати й проводьте кожну одразу; коли клієнт бачить, що його борг зменшується, він продовжує платити.
Що робити в який день після початку прострочення, що казати та приклади повідомлень-нагадувань ми зібрали крок за кроком у посібнику як стягнути борг.
Встановіть ліміт
Визначте для кожного клієнта верхню межу й не давайте нового товару в борг, коли її вичерпано. Книга без лімітів за кілька місяців залишить ваш оборотний капітал у клієнтів. Не давайте новому клієнтові одразу велику суму; почніть з невеликої та подивіться, як він платить.
Якщо ви продаєте підприємствам, ця межа називається лімітом відкритого рахунку; як його визначити і що робити, коли ліміт вичерпано, ми пояснили з прикладом на сторінці що таке відкритий рахунок.
Перехід з паперу на цифру
У паперового зошита три проблеми: його можна загубити, він не показує підсумку й не нагадує про прострочення. Під час переходу старі борги вносити окремо не потрібно — достатньо один раз вписати їх як початковий залишок під час додавання клієнта. Якщо хочете почати з Excel, можна завантажити безкоштовний шаблон книги боргів.
Юридична сторона
Книга боргів — це ваш внутрішній облік власної дебіторської заборгованості; вона не замінює офіційних облікових книг. Продажі однаково потрібно оформлювати чеком або рахунком-фактурою. Для великих сум борговий документ (вексель) або письмове визнання боргу зміцнюють вашу позицію, якщо виникнуть проблеми зі стягненням.
Поширені запитання
Чи варто давати в борг?
Для дрібного торговця в районі продаж у борг часто означає лояльність клієнтів. Керувати ризиком слід не відмовою, а встановленням ліміту, правильним веденням запису та контролем строків.
Що робити з клієнтом, який не платить?
Спершу спробуйте письмове нагадування та пропозицію часткової оплати. Якщо результату немає, а сума велика, потрібна юридична підтримка; саме тому важливі детальні записи.
Чи безпечно вести книгу в телефоні?
Запис у хмарі надійніший за паперовий зошит, який можна загубити. Використовуйте в акаунті надійний пароль.
Описане — у застосунку
