دفتر نسیه چگونه نگه داشته میشود؟
در دفتر نسیه هر ثبت باید پنج اطلاعات کامل داشته باشد: تاریخ، نام و تلفن مشتری، کالای گرفته‌شده، مبلغ و تاریخ قولِ پرداخت. وقتی این پنج پر شود وصول سریع‌تر میشود و اختلاف از بین می‌رود. دفتر کاغذی گم میشود و جمع را نشان نمی‌دهد؛ دفتر دیجیتال کل مطالبات شما را لحظه‌ای می‌دهد.
پنج کادر را کامل پر کنید
تاریخ: چه زمانی داده شده. نام و تلفن: برای اینکه بتوانید یادآوری کنید — ثبتی که تلفن ندارد اغلب ثبتی است که وصول نمی‌شود. کالا/توضیحات: پاسخ سؤال «چه چیزی خریده بود». مبلغ و تاریخ قول‌داده‌شده: نقطه شروع پیگیری.
اگر می‌خواهید حالت پرشده این پنج کادر را همراه با مانده جاری سطر به سطر ببینید، به صفحه مشتری نمونه در نمونه دفتر نسیه نگاه کنید.
عادت‌هایی که وصول را سریع‌تر می‌کنند
یادآوری کوتاه یک روز پیش از سررسید نرخ وصول را به‌طور محسوس بالا می‌برد. وقتی روز پرداخت گذشت، تماس در سه روز نخست بسیار مؤثرتر از دو هفته صبر کردن است. پرداخت جزئی را بپذیرید و هر پرداخت را فوراً ثبت کنید؛ مشتری تا وقتی می‌بیند بدهی‌اش کم میشود به پرداخت ادامه می‌دهد.
اینکه پس از شروع تأخیر در هر روز چه باید کرد، چه گفت و پیام‌های یادآوری نمونه را در راهنمای نسیه را چگونه وصول کنیم گام‌به‌گام گرد آورده‌ایم.
سقف تعیین کنید
برای هر مشتری یک سقف مشخص کنید و وقتی پر شد نسیه جدید ندهید. دفتر بدون سقف، ظرف چند ماه سرمایه در گردش شما را بیرون می‌گذارد. به مشتری تازه در بار اول مبلغ بالا ندهید؛ با مبلغ کم شروع کنید و عادت پرداختش را ببینید.
اگر به کسب‌وکارها می‌فروشید، نام این سقف سقف حساب باز است؛ اینکه چگونه تعیین میشود و وقتی سقف پر شد چه باید کرد را در صفحه حساب باز چیست با مثال توضیح داده‌ایم.
گذار از کاغذ به دیجیتال
دفتر کاغذی سه مشکل دارد: گم میشود، جمع را نشان نمی‌دهد، تأخیر را یادآوری نمی‌کند. در انتقال لازم نیست بدهی‌های قدیمی را یک‌به‌یک وارد کنید — کافی است هنگام افزودن مشتری یک بار به‌عنوان مانده اولیه بنویسید. اگر می‌خواهید با Excel شروع کنید، می‌توانید قالب رایگان دفتر نسیه را دانلود کنید.
این پنج بخش در دفتر حساب: طلب و بدهی کجاست؟
در اپلیکیشن دفتر حساب: طلب و بدهی، نسیه در فرم گردش حساب به‌صورت بدهکار ثبت میشود. مبلغ و مشتری ابتدای فرم هستند؛ تاریخ در «تاریخ تراکنش» (امروز، دیروز یا روزی دیگر)، چیزی که خریده شده در «توضیحات» و پرداخت موعودشده در «سررسید» (۷، ۱۵ یا ۳۰ روز) وارد میشود. تلفن مشتری روی کارت طرف حساب است؛ بدهی قدیمی هنگام افزودن مشتری، یک بار در «مانده اولیه» زیر «نمایش بیشتر» نوشته میشود. وقتی پول می‌رسد، در همان فرم بستانکار انتخاب میشود و بدهی باقی‌مانده خودکار کم میشود.
جنبه حقوقی
دفتر نسیه دفتر خصوصی‌ای است که با آن مطالبات خودتان را پیگیری می‌کنید؛ جای دفتر رسمی را نمی‌گیرد. فروش‌هایتان را همچنان باید با رسید یا فاکتور مستند کنید. گرفتن سفته یا سند کتبی اقرار به بدهی در مبالغ بالا، در مشکل وصول دست شما را قوی‌تر می‌کند.
پرسش‌های متداول
آیا باید نسیه بدهم؟
برای کسبه محله، نسیه اغلب یعنی وفاداری مشتری. راه مدیریت ریسک ندادن نیست؛ تعیین سقف، ثبت درست و پیگیری سررسید است.
برای مشتری‌ای که بدهی‌اش را نمی‌پردازد چه کنم؟
ابتدا یادآوری کتبی و پیشنهاد پرداخت جزئی را امتحان کنید. اگر نتیجه نگرفتید و مبلغ بالا بود، پشتیبانی حقوقی لازم است؛ برای همین دقیق بودن ثبت‌ها مهم است.
آیا نگه داشتن دفتر روی گوشی امن است؟
دادهای که در فضای ابری نگهداری میشود از دفتر کاغذی گمشده امنتر است. در حساب خود از رمز عبور قوی استفاده کنید.
آنچه گفته شد در برنامه
