كيف يُمسك دفتر الديون؟

املؤوا الحقول الخمسة كاملة

التاريخ: متى أُعطي. الاسم والهاتف: لتتمكنوا من التذكير — فالقيد الذي لا هاتف فيه غالبًا قيد لا يمكن تحصيله. المنتج/الوصف: جواب سؤال «ماذا أخذ؟». المبلغ والتاريخ الموعود: نقطة بداية المتابعة.

وإذا أردتم رؤية هذه الحقول الخمسة معبّأة، مع رصيدها المتحرك، سطرًا سطرًا، فانظروا في صفحة العميل النموذجية ضمن صفحة نموذج دفتر الديون.

عادات تسرّع التحصيل

تذكير قصير قبل يوم من موعد الاستحقاق يرفع نسبة التحصيل بشكل ملحوظ. وعند مرور يوم الدفع، الاتصال خلال الأيام الثلاثة الأولى أجدى كثيرًا من الانتظار أسبوعين. اقبلوا الدفعة الجزئية وسجّلوا كل دفعة فورًا؛ فالعميل يواصل السداد كلما رأى دَينه يتناقص.

وما يجب فعله في أي يوم بعد بدء التأخر، وما يُقال، ورسائل التذكير النموذجية، جمعناها خطوة بخطوة في دليل كيف تُحصَّل الديون الآجلة.

ضعوا سقفًا

حدّدوا لكل عميل حدًّا أقصى ولا تمنحوه دينًا آجلًا جديدًا عند امتلائه. الدفتر بلا سقف يترك رأس مال محلكم خارج يدكم خلال بضعة أشهر. ولا تمنحوا العميل الجديد مبلغًا كبيرًا من أول مرة؛ ابدؤوا بمبلغ صغير وانظروا إلى عادته في السداد.

وإذا كنتم تبيعون لشركات فاسم هذا الحد هو سقف الحساب المفتوح؛ وقد شرحنا بمثال كيف يُحدَّد وماذا يُفعل عند امتلائه في صفحة ما هو الحساب المفتوح.

الانتقال من الورق إلى الرقمي

للدفتر الورقي ثلاث مشكلات: يضيع، ولا يعرض المجموع، ولا ينبّه إلى التأخر. وعند الانتقال لا حاجة لإدخال الديون القديمة واحدًا واحدًا — يكفي أن تكتبوها مرة واحدة كرصيد افتتاحي عند إضافة العميل. وإذا أردتم البدء بـ Excel فيمكنكم تنزيل قالب دفتر الديون المجاني.

الجانب القانوني

دفتر الديون سجل خاص تتابعون فيه مستحقاتكم؛ ولا يحلّ محل الدفاتر الرسمية. ويبقى عليكم توثيق مبيعاتكم بإيصال أو فاتورة. وفي المبالغ الكبيرة، الحصول على سند لأمر أو إقرار مكتوب بالدَّين يقوّي موقفكم عند مشكلة في التحصيل.

الأسئلة الشائعة

انقلوا دفتركم إلى الرقمي هذا المساء