Cum se ține registrul de datorii?
În registrul de datorii, fiecare înregistrare trebuie să aibă complete cinci informații: data, numele și telefonul clientului, produsul luat, suma și data promisă pentru plată. Când aceste cinci câmpuri sunt completate, încasarea se accelerează, iar neînțelegerile dispar. Caietul de hârtie se pierde și nu arată totalul; registrul digital vă oferă instantaneu totalul de încasat.
Completați toate cele cinci câmpuri
Data: când s-a acordat. Nume și telefon: pentru a putea face reamintiri — o înregistrare fără telefon este, de multe ori, o înregistrare care nu se mai poate încasa. Produs/descriere: răspunsul la întrebarea „ce a luat?”. Suma și data promisă: punctul de pornire al urmăririi.
Dacă doriți să vedeți rând cu rând aceste cinci câmpuri completate, împreună cu soldul curent, uitați-vă la fișa clientului-exemplu din pagina exemplu de registru de datorii.
Obiceiuri care accelerează încasarea
O scurtă reamintire cu o zi înainte de scadență crește vizibil rata de încasare. După trecerea zilei de plată, un apel în primele trei zile este mult mai eficient decât să așteptați două săptămâni. Acceptați plata parțială și înregistrați fiecare plată pe loc; cât timp clientul vede că datoria lui scade, continuă să plătească.
Ce se face în fiecare zi după ce începe întârzierea, ce se spune și mesajele-exemplu de reamintire le-am adunat pas cu pas în ghidul cum se încasează creditele acordate clienților.
Stabiliți o limită
Stabiliți un plafon maxim pentru fiecare client și, când se umple, nu mai acordați credit nou. Un registru fără limită vă lasă, în câteva luni, capitalul de lucru la clienți. Nu dați o sumă mare unui client nou de la prima comandă; începeți cu o sumă mică și urmăriți cum plătește.
Dacă vindeți către firme, acest plafon se numește limita contului deschis; cum se stabilește și ce se face când limita se umple am explicat, cu exemplu, în pagina ce este contul deschis.
Trecerea de la hârtie la digital
Caietul de hârtie are trei probleme: se pierde, nu arată totalul, nu vă reamintește întârzierile. La trecere nu trebuie să introduceți una câte una datoriile vechi — este suficient să le scrieți o singură dată ca sold inițial când adăugați clientul. Dacă vreți să începeți cu Excel, puteți descărca șablonul gratuit pentru registrul de datorii.
Aspectul legal
Registrul de datorii este o evidență internă în care vă urmăriți propriile creanțe; nu ține locul registrelor oficiale. Vânzările trebuie documentate în continuare cu bon fiscal sau factură. La sume mari, un bilet la ordin sau o recunoaștere scrisă a datoriei vă întărește poziția în cazul problemelor de încasare.
Întrebări frecvente
Ar trebui să dau pe credit?
Pentru micul comerciant din cartier, creditul înseamnă adesea fidelitatea clienților. Riscul nu se gestionează refuzând creditul, ci stabilind o limită, ținând corect evidența și urmărind scadența.
Ce pot face în cazul unui client care nu își plătește datoria?
Încercați mai întâi o reamintire scrisă și o ofertă de plată parțială. Dacă nu obțineți rezultate și suma este mare, este nevoie de asistență juridică; de aceea este important ca înregistrările să fie detaliate.
Este sigur să țin registrul pe telefon?
O înregistrare păstrată în cloud este mai sigură decât un caiet de hârtie care se pierde. Folosiți o parolă puternică pentru cont.
Cele descrise, în aplicație
