Как вести долговую книгу?
В долговой книге каждая запись должна содержать пять сведений: дата, имя и телефон клиента, взятый товар, сумма и обещанная дата оплаты. Когда эти пять полей заполнены, взыскание ускоряется, а споры исчезают. Бумажная тетрадь теряется и не показывает итог; цифровая книга мгновенно показывает общую сумму к получению.
Заполняйте все пять полей
Дата: когда выдано. Имя и телефон: чтобы можно было напомнить — запись без телефона чаще всего оказывается безнадёжной. Товар/описание: ответ на вопрос «а что он брал». Сумма и обещанная дата: отправная точка контроля.
Если хотите увидеть заполненные пять полей строка за строкой вместе с текущим остатком, посмотрите страницу клиента в примере на странице «Пример долговой книги».
Привычки, ускоряющие взыскание
Короткое напоминание за день до срока заметно повышает долю взысканных платежей. Если срок прошёл, позвонить в первые три дня гораздо эффективнее, чем ждать две недели. Принимайте частичные платежи и проводите каждый платёж сразу; пока клиент видит, что его долг уменьшается, он продолжает платить.
Что делать в какой день после начала просрочки, что говорить и примеры сообщений-напоминаний мы собрали по шагам в руководстве «Как взыскать долг за товар в кредит».
Установите лимит
Определите верхний предел для каждого клиента и не давайте новый долг, когда он исчерпан. Книга без лимитов за несколько месяцев оставит оборотный капитал «на улице». Не давайте новому клиенту сразу крупную сумму; начните с небольшой и посмотрите, как он платит.
Если вы продаёте компаниям, такой предел называется лимитом открытого счёта; как его определить и что делать, когда он исчерпан, мы объяснили на примере на странице «Что такое открытый счёт».
Переход с бумаги на цифру
У бумажной тетради три проблемы: она теряется, не показывает итог и не напоминает о просрочке. При переходе старые долги вводить по одному не нужно — достаточно один раз указать их как начальный остаток при добавлении клиента. Если хотите начать с Excel, можно скачать бесплатный шаблон долговой книги.
Юридическая сторона
Долговая книга — это ваш личный учёт собственных требований; она не заменяет официальные книги. Продажи по-прежнему нужно оформлять чеком или счётом-фактурой. При крупных суммах получение векселя (senet) или письменного признания долга укрепит вашу позицию при проблемах со взысканием.
Часто задаваемые вопросы
Стоит ли продавать в долг?
Для торговцев в районе продажа в долг чаще всего означает лояльность клиентов. Способ управлять риском — не отказывать, а установить лимит, вести аккуратный учёт и следить за сроками.
Что можно сделать, если клиент не платит?
Сначала попробуйте письменное напоминание и предложение платить частями. Если результата нет и сумма большая, понадобится юридическая поддержка; поэтому так важно, чтобы записи были подробными.
Безопасно ли вести книгу в телефоне?
Запись в облаке надёжнее потерянной бумажной тетради. Используйте для аккаунта надёжный пароль.
Описанное — в приложении
