ツケ帳はどうつける？
ツケ帳では、すべての記録に5つの情報を漏れなく入れる必要があります。日付、顧客の名前と電話番号、購入した商品、金額、約束された支払日です。この5つが埋まっていれば、回収が早まり、トラブルもなくなります。紙の帳簿は紛失しやすく、合計も出ません。デジタル帳簿なら、売掛金の合計がリアルタイムでわかります。
5つの項目を漏れなく埋める
日付：いつ渡したか。名前と電話番号：リマインドを送るため。電話番号のない記録は、回収できない記録になりがちです。商品・備考：「何を買ったか」という質問への答え。金額と約束された日付：管理の出発点です。
この5項目を記入した状態を、残高の推移とともに1行ずつ見たい方は、ツケ帳の記入例のページにある顧客ページの例をご覧ください。
回収を早める習慣
期日の前日に短いリマインドを送ると、回収率が目に見えて上がります。支払日を過ぎたら、最初の3日以内に連絡するほうが、2週間待つよりずっと効果的です。分割払いを受け入れ、入金はすぐに記録しましょう。顧客は、未払い額が減っていくのが見えると、支払いを続けてくれます。
延滞が始まってから、どの日に何をするか、何と伝えるか、リマインドの例文を、ツケの回収方法のガイドで手順ごとにまとめています。
限度額を設ける
顧客ごとに上限を決め、満額になったら新しいツケは出さないでください。限度額のない帳簿は、数か月で運転資金を外に出してしまいます。新規の顧客には、最初から高額を認めず、少額から始めて支払いの習慣を確認しましょう。
企業向けに販売する場合、この上限は掛取引の限度額と呼ばれます。決め方と、限度額に達したときの対応は、掛取引とはのページで例を挙げて説明しています。
紙からデジタルへの移行
紙の帳簿には3つの問題があります。紛失する、合計が出ない、延滞を知らせてくれない。移行するときに、古い未払い分を1件ずつ入力する必要はありません。顧客を追加するときに、期首残高として1回入力するだけで十分です。Excelから始めたい場合は、無料のツケ帳テンプレートをダウンロードできます。
法的な側面
ツケ帳は、自分の売掛金を管理するための社内用の記録で、公式な帳簿の代わりにはなりません。販売は、やはりレシートか請求書で証明する必要があります。高額の場合は、約束手形や書面の借用書を受け取っておくと、回収で問題が起きたときに有利です。
よくある質問
ツケで売るべきですか？
地元の小売店にとって、ツケは多くの場合、顧客の信頼を意味します。リスクを管理する方法は、ツケをやめることではありません。限度額を設け、記録をきちんとつけ、期日を管理することです。
支払ってくれない顧客に対して何ができますか？
まず書面でのリマインドと分割払いの提案を試してください。それでも解決せず金額が大きい場合は、法的な支援が必要になります。だからこそ、記録を詳しく残しておくことが大切です。
帳簿をスマートフォンで管理しても安全ですか？
クラウドに保存された記録は、紛失しかねない紙の帳簿より安全です。アカウントには強力なパスワードを設定してください。
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