Mẫu sổ bán chịu
Mẫu sổ bán chịu là một bảng sáu cột, mỗi khách một trang riêng, trong đó mỗi dòng ghi đúng một giao dịch: ngày, ghi chú, số tiền bán chịu, số tiền thanh toán, số dư còn lại và ngày hứa trả. Số dư còn lại được tính lại ở mỗi dòng — cộng khoản bán chịu mới vào số dư trước, trừ khoản đã thanh toán; con số ở dòng cuối là khoản nợ hiện tại của khách đó.
Cập nhật lần cuối: 16 tháng 9 năm 2026
Một trang khách hàng trông như thế nào?
Ví dụ dưới đây là trang sổ mà một chủ tiệm tạp hóa giữ cho một khách. Ở đầu trang, tên và số điện thoại của khách được ghi một lần; mỗi dòng bên dưới là một lần mua hàng hoặc một lần thanh toán.
Khách hàng: Ahmet Yılmaz · Điện thoại: 05xx xxx xx xx · Hạn mức: 1.500 ₺
| Ngày | Ghi chú | Bán chịu (₺) | Thanh toán (₺) | Còn lại (₺) | Ngày hứa trả |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | Chuyển kỳ (còn từ tháng 8) | 450,00 | — | 450,00 | — |
| 03.09.2026 | Bánh mì, sữa, trà | 310,00 | — | 760,00 | 15.09.2026 |
| 07.09.2026 | Thanh toán tiền mặt | — | 500,00 | 260,00 | — |
| 10.09.2026 | Nước giặt, khăn giấy | 185,50 | — | 445,50 | 25.09.2026 |
| 14.09.2026 | Thịt, gà | 620,00 | — | 1.065,50 | 25.09.2026 |
| 16.09.2026 | Chuyển khoản | — | 400,00 | 665,50 | — |
Tổng của trang: bán chịu 1.565,50 ₺ (gồm cả số chuyển kỳ), thanh toán 900,00 ₺, còn lại 665,50 ₺. Vì hạn mức là 1.500 ₺ nên vẫn có thể bán chịu thêm; sau lần mua hàng ngày 14 tháng 9, số dư còn lại đã lên 1.065,50 ₺ và còn cách hạn mức 434,50 ₺.
Mỗi cột ghi gì?
| Cột | Ghi gì | Nếu bỏ qua thì sao |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày xảy ra giao dịch — ghi ngay trong ngày, không ghi dồn buổi tối | Thứ tự bị xáo trộn, không biết khoản nợ nào phát sinh khi nào |
| Ghi chú | Sản phẩm đã lấy hoặc hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ) | Xảy ra tranh cãi “hôm đó tôi lấy gì?” |
| Bán chịu (veresiye) | Số tiền của lần mua đó, chính xác đến từng xu | Các số lẻ bị làm tròn khiến tổng cuối tháng không khớp |
| Thanh toán | Số tiền nhận được; trả từng phần cũng ghi ngay trong ngày | Khách nghĩ mình đã trả, còn bạn nghĩ họ chưa trả |
| Còn lại | Số dư trước + bán chịu − thanh toán | Để biết nợ hiện tại, bạn phải cộng cả trang |
| Ngày hứa trả | Ngày khách nói sẽ trả | Không tách được khoản phải thu bị trễ ra là “quá hạn” |
Toàn bộ sổ: bảng tóm tắt khách hàng
Từng trang riêng trả lời câu hỏi “khách này nợ bao nhiêu”. Để trả lời câu hỏi “tổng số tiền tôi đang để ngoài thị trường là bao nhiêu”, hãy đặt một trang tóm tắt ở đầu sổ và cập nhật mỗi tuần một lần. Bảng tóm tắt mẫu tính đến ngày 16 tháng 9 năm 2026:
| Khách hàng | Còn lại (₺) | Ngày hứa trả | Tình trạng |
|---|---|---|---|
| Ahmet Yılmaz | 665,50 | 25.09.2026 | Chưa đến hạn |
| Zeynep Demir | 1.240,00 | 05.09.2026 | Quá hạn 11 ngày |
| Hasan Koç | 380,00 | 20.09.2026 | Chưa đến hạn |
| Mehmet Arslan | 0,00 | — | Đã tất toán ngày 12.09.2026 |
| Tổng | 2.285,50 | — | Quá hạn: 1.240,00 ₺ |
Nhiệm vụ duy nhất của bảng tóm tắt này là giữ hai con số trước mắt bạn: tổng số tiền đang nằm ngoài thị trường và bao nhiêu trong đó đã quá hạn. Nếu con số thứ hai tăng lên, vấn đề không nằm ở cuốn sổ mà ở thói quen thu tiền của bạn.
Khóa sổ bán chịu
“Khóa sổ” chỉ hai việc khác nhau và hay bị nhầm lẫn.
Tất toán tài khoản của một khách: thu tiền cho đến khi số dư còn lại về không, ghi khoản thanh toán vào dòng cuối và số còn lại hiện là 0,00. Hãy ghi chú “đã tất toán” kèm ngày ở cuối trang. Trong bảng tóm tắt ở trên, Mehmet Arslan đang ở trường hợp này. Đừng xé trang đó — lịch sử của tài khoản đã tất toán là bản ghi duy nhất cho thấy thói quen thanh toán khi cùng khách ấy lại xin mua chịu.
Khóa sổ khi hết kỳ: cuối tháng hoặc cuối năm, lấy tổng của từng trang, ghi các số dư còn lại vào trang tóm tắt và chuyển sang sổ mới thành một dòng chuyển kỳ — dòng 450,00 ₺ ngày 01.09.2026 trong trang mẫu chính là như vậy. Hãy giữ lại cuốn sổ cũ; đó là căn cứ của bạn khi có tranh cãi về khoản phải thu.
Ba lỗi thường gặp khi điền mẫu
Để trống cột Còn lại. Trong cuốn sổ chỉ ghi bán chịu và thanh toán, để biết nợ hiện tại thì lần nào bạn cũng phải cộng lại cả trang từ đầu; vài tháng sau sẽ không ai cộng nữa. Không ghi khoản thanh toán trừ vào khoản nợ nào. Nếu không có thỏa thuận khác, khoản thanh toán được trừ vào khoản nợ cũ nhất, nhưng nếu khách trả cho một lần mua cụ thể thì hãy ghi vào phần ghi chú. Bỏ trống ngày hứa trả. Với khoản phải thu không có ngày, bạn không thể nói là nó quá hạn; đây là loại khoản phải thu duy nhất không theo dõi được.
Giữ cùng mẫu này trong Excel hoặc trong ứng dụng
Sáu cột ở trên chuyển nguyên sang Excel; khi bạn gắn cột Còn lại vào công thức, từng dòng sẽ tự tính. Nếu muốn có tệp làm sẵn, bạn có thể tải mẫu Excel sổ bán chịu miễn phí: số dư còn lại, số tiền đã trả và số ngày quá hạn được tính bằng công thức.
Trong Sổ Công Nợ, trang tương đương chính là thẻ khách hàng: mọi giao dịch được liệt kê kèm ngày tháng, số dư còn lại tự động cập nhật và các tài khoản quá hạn hiện lên đầu màn hình chính. Nếu bạn muốn biết mỗi khoản được ghi vào bên nào, chúng tôi đã giải thích trong bài tài khoản công nợ (cari hesap) là gì; khi khoản thanh toán mãi không đến thì phải làm gì, trong bài cách thu hồi nợ bán chịu; còn cách trao đổi về hạn mức và kỳ hạn khi bán cho doanh nghiệp, trong bài công nợ mở (açık hesap) là gì. Cách ghi sổ, những thói quen giúp thu tiền nhanh hơn và cách đặt hạn mức nợ, bạn có thể tìm thấy trong hướng dẫn cách ghi sổ nợ.
Câu hỏi thường gặp
Cách điền mẫu sổ ghi nợ?
Hãy mở một trang riêng trong sổ cho mỗi khách hàng và ghi mỗi dòng đúng một giao dịch: ngày, diễn giải, số tiền ghi nợ, số tiền thanh toán và số dư còn lại. Số dư còn lại được tính lại ở mỗi dòng — lấy số dư của dòng trước, cộng khoản ghi nợ mới và trừ khoản đã thanh toán.
Sổ ghi nợ nên có những cột nào?
Sáu cột là đủ: ngày, diễn giải (đã mua gì hoặc hình thức thanh toán), số tiền ghi nợ, số tiền thanh toán, số dư còn lại và ngày hẹn thanh toán. Tên và số điện thoại của khách chỉ ghi một lần ở đầu trang, không lặp lại ở mỗi dòng.
Khoản thanh toán được trừ vào khoản nợ nào?
Nếu không có thỏa thuận khác thì trừ vào khoản nợ cũ nhất. Nếu khách nói "tôi trả tiền thịt tuần trước", hãy ghi điều đó vào phần diễn giải; nếu không, vài tháng sau sẽ phát sinh tranh cãi xem lần mua nào đã được thanh toán.
Khóa sổ ghi nợ nghĩa là gì?
Cụm này được dùng với hai nghĩa. Đóng tài khoản của một khách hàng là đưa số dư còn lại về không và ghi vào trang một dòng "đã tất toán" có ghi ngày. Còn khóa sổ là cuối kỳ cộng các tổng và chuyển số dư còn lại sang sổ mới dưới dạng số dư chuyển kỳ.
Số dư chuyển kỳ là gì, ghi như thế nào?
Số dư chuyển kỳ là khoản nợ còn lại từ kỳ trước và được ghi ở dòng đầu tiên của trang mới. Bạn không cần chuyển từng giao dịch cũ; chỉ cần một dòng ghi tổng số tiền còn lại là đủ.
Khi ghi sổ có nên làm tròn số tiền không?
Không. Mỗi dòng bị bỏ phần lẻ sẽ khiến tổng không khớp vào cuối tháng và dẫn đến tranh cãi về con số với khách. Hãy ghi cả phần lẻ; quyền xóa số lẻ nên do bạn quyết định ngay lúc thu tiền.
Có thể dùng gì thay cho sổ giấy?
Bạn có thể giữ cùng cách bố trí cột đó trong Excel hoặc trong một ứng dụng theo dõi công nợ. Điểm khác nhau là: trong Excel công thức tính số dư còn lại nhưng bạn phải tự theo dõi việc quá hạn; trong ứng dụng, các tài khoản quá hạn tự động nổi lên đầu danh sách.
Trang sổ khi chuyển sang ứng dụng
Đừng tự cộng số dư còn lại
Bạn chỉ cần ghi giao dịch; khoản nợ còn lại, các khoản quá hạn và tổng số tiền đang nằm ngoài thị trường sẽ tự động được tính.